あつめてポン

社内の様々な資料がExcelで作成されていませんか?

多くの企業で、毎月の経営会議や日々の経営状況の把握のために、売上集計表や予算計画表、予実管理表だったり、在庫管理表、営業活動報告書など、様々な資料や報告書が作成されているかと思います。

これらの資料の多くは、 Microsoft Excelを利用して、手動作成されているケースをよく見かけます。

最近でこそ、 Excelなしで、フリーの表計算ソフトを入れたり、もっと格安のツールを入れることもありますが、スタンダードは、 Excelとなっており、他の表計算ソフトを選ぶ場合でも、Excelとの互換性が重要視されています。

以下は平成27年版の総務省の統計情報では、ビッグデータ分析手法に使用されるツールは、Excel等を使用する割合が50%を超えています。同様に、各種業務でもExcel等を使用する割合が高いと想定できます。

「情報通信白書平成27年版 企業等におけるビッグデータの活用状況 図表5-4-3-13 分析の手法」(総務省) (http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h27/html/nc254320.html)

 

Excelのメリット

Excelのメリットとは何でしょうか。

♦ 多くのPCに、予め入っていることが多い

♦ 一般的なツールであり、誰でも簡単にコピーしながら、表やグラフを作成できる

♦ 関数、マクロ、スクリプトなども使用でき、奥が深い

上記のようなメリットがありますが、これらは、同時に課題にもなります。

Excelの業務課題

♦ 複雑な計算式(関数、マクロ、スクリプトなど)による属人化

♦ 複雑な手順による属人化(手順書化されていることは少ない)

♦ ギリギリまで数値の変更があり、締め切り前の対応に追われる

♦ 簡単に集計できるようになっているとはいえ、意外と工数がかかっている

♦ データを収集してから、再集計、再作成、レポート作成などがあり、リアルタイムに確認、対策が立てられない

♦ 毎月ちょっとずつフォーマットが異なるということがある

♦ 属人化していることが多いため、突発的な事象により、担当者が不在の場合、レポート作成ができない

 

例えば、以下のようなレポートを作成しているとします。

 

作成している担当者はそれぞれ異なるため、あまり気にされていないかもしれませんが、月に16時間、約2人日を要するとすると、

1年で約1人月の工数となってしまいます。

 

Excelの業務の内訳

紹介しました業務の内、部門別予算管理のレポートに焦点を当てて自動化ソリューションの導入で

実際に削減される工数内訳の某社の例を紹介します。

この様に定型化された作業を自動化することで、大幅な工数削減を実現します。

 

自動化ソリューションによる解決策

♦ レポート作成自動化による、現場の負担を大幅に削減可能、本来の業務活動である分析や攻めのビジネスの創造に注力できる

♦ データをCSV、Excelで準備すれば、即座にレポート作成が可能

♦ 出力は、CSV、 Excel、PDFなどでご提供が可能

 

例えば、数時間かかっていたようなものが、定型的な業務を自動化することで数分で終わります。

 

構築環境は、オンプレミスとして自社サーバー内で完結することができますが、資産を持たず運用コストを下げる、クラウド環境で構築(お客様毎にクラウド上でサーバー構築)することも可能です。

 

対象業務

♦ 売上集計

♦ 営業活動報告

♦ 予算管理

♦ 部門管理報告

♦ 納品書、検収書など

♦ 運用監視報告

♦ インシデント状況報告

♦ その他、Excelを使っている業務も検討可能

 

データ収集・データ集計・加工・フォーマット変換

♦ データ連携オプションにより、会計システムやSFAなど、さまざまなシステムやDB、ExcelやCSVなどのファイルからデータ収集が可能

♦ 処理の自動化は、弊社にて構築

♦ 処理は月次や日次などのスケジュール指定や、ファイルやメールをトリガに実行することが可能

 

レポート作成

♦ レポートフォーマットは、弊社にて構築

♦ グラフや検索条件の指定、ドリルスルー/ドリルダウンなど、動的なレポートも作成が可能(オプション)

 

あつめてポン導入例

 

月額サービス利用料という形で始めることが可能です。

♦ 貴社サーバーに環境構築(クラウド環境も検討可能)

♦ 月額使用料:オンプレミスの場合 61,000円~ ※内容によってはお応えできない場合もあります 

♦ 初期導入・構築費用(月額使用料にあわせて別途費用がかかります)

♦ 変更が発生した場合は別途費用がかかります