組織が保有しているデータには、課題を解決するヒントや新たなビジネスチャンスが潜んでいます。
しかし、正しい方法でデータの利活用を行わなければ、恩恵を受けることはできません。
そこで、今注目されているのが「データ管理」です。
今回は、データ管理が重要視される理由について解説します。
データ管理の在り方やメリット、課題や注意すべきポイントもご紹介しますので、ぜひご一読ください。
組織が保有するデータを適切な形で安全に取り扱うための一連の活動を「データ管理（データマネジメント）」といいます。
主にデータの整理や保存、品質管理やプライバシー・セキュリティの確保などが、データ管理の活動に該当します。
取り扱うデータの種類は多岐にわたり、顧客情報や商品情報、財務情報などさまざまですが、いずれも収集・運用の方法は異なることから、適切な形でデータを取り扱わなければなりません。
データの信頼性を高め、安全性を確保した上で、最新の状態でいつでも活用できる形に整えることこそが、データ管理の主な役割です。
近年、データ管理が重要視されるようになったのは、一体なぜなのでしょうか。
データ管理がさまざまな企業から必要とされている理由について、解説します。
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・データをビジネス資産に変換する ・DXに向けたデータ基盤の構築 ・データプライバシーに沿ったデータ管理 |
データの価値を引き出し、精度の高い予測を実現してビジネスに具体的な利益をもたらすという点が、データ管理が必要とされている理由の一つです。
データを読み解くことで、顧客が企業に求めているものが何かを見出し、データに基づいた商品やサービスの改善が行えます。
従来のビジネスを見直すきっかけになることはもちろん、AI技術を用いた商品開発やサービス提供など、新たなビジネスの可能性につながるという点は魅力だといえるでしょう。
デジタル技術を活用して業務プロセスやビジネスモデルを変革し、企業の競争優位性を確立することを「DX（デジタルトランスフォーメーション）」といいます。
DXの生命線はデータ利活用にあり、ビジネスのニーズに合わせて複雑化するデータ環境を整える必要があります。
つまり、データ管理を行うことはDX推進の第一歩であり、必須ともいえる活動なのです。
市場の移り変わりが激しく、顧客ニーズが多様化している近年、企業が時代に適応できるか否かはDXにかかっています。
データ管理は、ビジネスのデジタル化を目指す企業の取り組みの第一歩として、注目されているのです。
データプライバシー関連法規制のコンプライアンスを徹底できるという点も、データ管理が求められている理由の一つです。
コンプライアンスには「一般データ保護規則（GDPR）」や「米国カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）」など、国内外のデータプライバシー関連法規制はもちろん、業界や自社固有のプライバシー・セキュリティ標準が含まれます。
法規制を遵守しながら経営や業務を行うには、リアルタイムでデータを監視したり、状況に合わせて規制したりする必要があります。
データの信頼性や安全性を維持・向上させるためにも、データを包括的に取り扱うことができるデータ管理が注目されているのです。
データ管理についてさらに詳しく知りたいという方は、下記ページもご覧ください。
関連ページ：データマネジメントとは？メリットや進め方、成功させるポイントや失敗の原因をご紹介
ビジネスのさらなる発展には、データ管理が欠かせないと理解しているものの、具体的にどのような恩恵が得られるのかイメージできないという方もいるかもしれません。
データ管理を行う具体的なメリットを4つご紹介します。
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①データ活用による売上げ増加 ②データ連携による生産性向上 ③管理コストの削減 ④セキュリティやコンプライアンスの強化 |
データ管理によって組織が抱えるデータを上手く活用できれば、売上げ増加につながるというメリットがあります。
例えば、顧客データから顧客の購買行動や思考を読み解くことで、ニーズに合った商品やサービスを提供できます。
また、新規顧客に対して訴求力の高いキャンペーンを展開したり、リピート率の高い顧客に対して割引サービスを提供したりと、一人一人に合ったアプローチを行えるのです。
従来の方法では見えなかった顧客の心理に寄り添えるという点が、データ利活用の魅力だといえるでしょう。
データ管理によって包括的にデータを取り扱うことで、生産性の向上につながります。
部署内でデータが孤立する「サイロ化」を防ぎ、部署の垣根を越えて情報コミュニケーションが円滑になれば、データ共有にかかる手間を省けます。
部署をまたいだ大がかりなプロジェクトであっても、組織内のデータを連携して一元管理していれば、スムーズに進行できるでしょう。
データにアクセスしやすい環境を整えることで、探す・共有するという時間の浪費が大幅にカットされ、スピーディな意思決定や業務効率化が実現します。
保有するデータを最適化して、管理コストを削減できるというメリットも存在します。
組織が保有するデータは、その全てが有益なものだとは限りません。
ビジネス資産が潜んでいることもありますが、不要なものまで保存していると、それだけでストレージが圧迫されてしまいます。
データ管理によって必要なデータだけに厳選して保有すれば、ストレージの用意や維持にかかる時間的・金銭的コストを削減できるでしょう。
データを一元管理することで、サイロ化を防ぎ、セキュリティやコンプライアンスの強化につながります。
データが部署ごとに散在していると、データ連携が難しいというだけでなく、流出や漏洩のリスクが高まります。
いつ誰がどのような方法でアクセスしたかログが残らない上に、アクセス制限も行えないため、問題が発生しても対処のしようがないのです。
セキュリティやコンプライアンスのリスクを低減させるためにも、データの監視や制限が行えるデータ管理は必須だといえるでしょう。
近年、注目度が高まっているデータ管理ですが、まだ課題も残っています。
データ管理を行う前に、企業が直面しやすい問題を把握しておきましょう。
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・膨大な量のデータを管理できない ・開発・運用コストが増大する |
データ管理を行う上で直面しやすいのが、膨大な量の情報を取り扱うことができないという問題です。
組織が保有しているデータは、いつでも必要なときに適切な形で取り出せる形に整えておく必要があります。
しかし、顧客に関するデータ一つ取っても、「属性データ」や「購買データ」、「行動データ」など複数の種類が存在するため、管理することは簡単ではありません。
不要な情報を取り除いた上で適切な形に整え、最新の情報にアップデートするという一連の流れを実行できず、途方に暮れてしまう企業は少なくないのです。
人の手で行うことは非効率的であり現実的ではないので、データ管理をスムーズに行いたいという場合には、専用のシステムやツールの利用を検討しましょう。
＼システムやツールについてはこちらをチェック／
データ管理のためにシステムやアプリケーションを導入するとなると、開発や運用にコストがかかるという問題もあります。
特に「オンプレミス型」で自社内にデータ管理できる環境を整えるとなると、費用がかさむことがあります。
データベースの構築やシステムの更新に時間と費用がかかる上に、専門性の高い人材を確保・教育しなければならないことから、初期費用だけでなくランニングコストについても考慮しておかなければなりません。
スムーズにデータ活用が行える環境を整えるためには、正しい方法でデータ管理を行う必要があります。
データ管理を行う上で、注意すべきポイントをいくつかご紹介します。
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・データの一元管理基盤を構築する ・組織内にデータ活用の文化を作る ・データ管理の定期的な見直しと改善を行う |
部署の垣根を越えて包括的にデータを管理するために、基盤を構築する必要があります。
まずはデータの種類ごとに重要度を定義して、分別を行いましょう。
顧客データを管理したい場合は、CRMやSFAなどのツールを導入して、一つのデータベースに集約します。
定期的にデータの検証を行い、不要なデータは廃棄するといったサイクルを確立させておくと、データの品質と一貫性を担保できます。
いきなり組織全体で完璧な基盤構築を目指すのではなく、部署単位やデータ単位など、スモールスタートで成功体験を積み重ねることが大切です。
データ管理を業務の一環として組織内に浸透させるには、データ活用の文化を根付かせておく必要があります。
どんなに優れたシステムやツールを導入しても、従来の業務プロセスのままではデータを活用することができません。
営業活動や経理業務など、随所でデータに基づいた論理的な判断を行うことを意識して、データ管理の方法をルール化しておくと良いでしょう。
経営陣だけがデータ利活用に積極的になるのではなく、従業員を含めた組織全体で取り組むことが大切です。
データの信頼性や安全性を維持するためにも、定期的にデータ管理の手法を見直しましょう。
蓄積されるデータの種類や量は日々増え続けていることから、データ管理に関するルールを制定しても対応できなくなるケースがあります。
例えば、新たに顧客情報を取り扱う必要性が出てきた場合、個人情報の流出・漏洩防止を徹底しなければなりません。
ビジネスの状況によって管理するデータも変化する可能性があるので、データ管理の手法にも定期的な見直しと改善が必要です。
データ管理のハードルを下げてくれる便利なツールが、「BI（ビジネス・インテリジェンス）ツール」です。
BIツールとは、組織が保有しているさまざまなデータを分析・可視化して、経営や業務に役立てるソフトウェアを指します。
データアナリストやデータサイエンティストのように専門的な知識やスキルを持たない方が、いきなりデータ管理を行うことは難しいといえるでしょう。
BIツールを導入すれば、自動的にデータを活用しやすい形に整えてくれるので、専門的な知識やスキルを持たない方でも直感的な操作で扱うことができます。
データ管理はもちろん、分析やレポート作成も行えるので、経営や業務など、さまざまなシーンで組織が保有するデータを有効活用できます。
BIツールについて詳しく知りたいという方は、下記ページをご覧ください。
関連ページ：BIツールの価格について解説！費用相場や自社に合った選び方、おすすめの製品をご紹介
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膨大な量のデータを保有していても、有効活用しなければ意味がありません。
まずはデータ管理によって適切な形で情報を整理して、分析や可視化に役立てましょう。
BIツールの導入を検討しているという方は、株式会社ユニリタプラスへご相談ください。
企業様が抱える課題や目的に合わせて、最適な製品やサービスをご提供いたします。
導入に際してのサポートはもちろん、業務改革や事業推進に関するコンサルティングサービスも行っております。
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