データマネジメントの教科書

多くの企業が業務効率化を目指しているものの、思うように成果を実感できないという状況に陥っています。

業務効率化は、どのような方法で実行すれば良いのでしょうか。また、成功させるためには、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。

今回は、業務効率化の重要性やメリット、具体的な進め方や成功させるポイントをご紹介します。

従業員の業務負担を軽減したい、組織の抱える課題を解消したいという方は、ぜひご一読ください。

業務効率化とは？

進め方をご紹介する前に、まずは業務効率化の定義や重要性について解説します。

すでに取り組んでいるという方も、改めて見直してみましょう。

■「業務効率化」の定義

仕事の進め方や取り組み方を見直すことで、業務プロセスに潜む「ムリ・ムダ・ムラ」といった問題を見つけ出し、改善することを「業務効率化」といいます。

過密なスケジュールによって従業員に過剰な負担がかかっている状態であれば、「ムリ」があるといえます。

また、予算やスケジュール、人材を必要以上に投下している場合は「ムダ」があると判断できるでしょう。

タイミングや担当者が変わることで業務の質に差が生じる場合は、「ムラ」があるため改善が必要です。

このように、業務を妨げて効率を低下させる要因を探し出して改善することが、業務効率化の大きな役割だといえます。

■業務効率化の重要性

近年、国内の企業が力を入れているのが業務効率化です。

業務効率化が今、注目される理由は「少子高齢化による労働力不足」にあるといわれています。

人口が減りゆく日本において企業が生き残るためには、限られた人材によってより多くのアウトプットを生み出す必要があります。

「ムリ・ムダ・ムラ」の3つを改善することで、少ない従業員数で生産性を上げなければならないのです。

少子高齢化による労働力不足の他にも、近年は、働き方改革やリモートワークの導入によって、限られた時間や環境下でこれまでの業務を行わなければならない状況にあります。

企業が今後生き残るためにも、早急に業務効率化に取り組んで成功させましょう。

業務効率化のメリット

組織にとって業務効率化が重要であることはわかりましたが、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。

主なメリットを3つご紹介します。

■コスト削減に繋がる

業務効率化によって従業員一人あたりの負担を減らすことで、少人数で作業を行うことができます。

人件費を減らしたり、勤務時間を減らしたりできるため「コスト削減」に繋がります。

また、ムダを減らすことでコストを削減できるだけでなく、ムリやムラが原因で起こるミスを減らすことにも繋がるでしょう。

作業負担や残業を減らすと、従業員の負担が減ってコストパフォーマンスが上がります。

従業員一人あたりの勤務時間が長い、毎月残業代が多く発生しているという企業は、業務効率化を目指しましょう。

■従業員のモチベーションが向上する

業務負担が減るとコスト削減に繋がるだけでなく、「従業員のモチベーションが向上する」というメリットも得られます。

同じ業務内容であっても、作業時間が短くなったり、作業量が減ったりすると、従業員にかかる心身の負担が軽減されます。

残業をする必要がなくなることで働きやすい環境が整い、疲労によるミスも減るでしょう。

業務に対するモチベーションが向上して離職率が低下するという点も、業務効率化の大きなメリットだといえます。

■生産性が上がって利益が拡大する

業務効率化に取り組むことで、「生産性が上がって利益が拡大する」というメリットも得られます。

生産性とは、組織が投じた資源に対して、どの程度の利益（成果）を上げられたかを指す言葉です。

従来の業務を見直してコスト（資源）を削減し、さらに従業員のモチベーションが向上して利益が拡大すれば、生産性が上がったといえます。

目に見える成果が出ると余裕が生まれ、従来はリソースの関係で着手できなかった新たな業務にも挑戦できます。

限られたコストや人員で組織のさらなる成長を目指したいという場合にも、業務効率化が有効だといえるでしょう。 

業務効率化の進め方

多くのメリットを得られることから、業務効率化に取り組む企業が増加しています。

しかし、正しい進め方を把握しておかなければ、失敗してしまう可能性があります。

業務改善を目指す前に、具体的な進め方を把握しておきましょう。

①業務と課題を可視化する

改善方法を考える前に、全体像から改善すべきポイントを見つけ出す必要があります。

業務効率化の第一歩として、まずは現状を可視化して課題を洗い出しましょう。

現状把握を行いたい場合は、上記の情報を収集すると良いでしょう。

どの業務にどの程度の時間がかかっているのか、誰が担当しているのか、どのようなスキルが必要なのかといった点を洗い出すと、課題が見えてきます。

業務に想定以上の時間がかかっているケースでは、作業工程にムダが潜んでいると考えられます。

担当者が変わると業務を継続できないケースでは、作業が属人化しているといえるため、課題として改善方法を考える必要があるでしょう。

②改善すべき点に優先順位をつける

組織が抱える課題が浮き彫りになったら、次に改善すべき点に優先順位をつけます。

課題は全て解消する必要がありますが、全ての対策を同時に実行することは難しいといえます。

改変が大がかりであればあるほど従業員への負担も大きくなるので、まずは以下の点を念頭に優先順位をつけて順次対策を行いましょう。

頻繁に行う業務や重要度の高い業務、周囲への影響力が強い業務は、優先的に業務効率化を目指します。

上記の中から、さらにマニュアルの作成やシステムの整備が簡単な課題をピックアップして、一つずつ順番に着手してください。

③改善方法を考案・実施する

改善すべき課題が見つかり、着手する優先順位も決まったら、具体的な改善方法を考案して実施します。

作業担当者を変更する、作業工程を見直して着手する順番を変更するといった簡単な方法で改善できる場合は、すぐに実行します。

しかし、業務効率化に際してツールやサービスを利用したい場合は、何を導入するのか決めましょう。

スムーズに進められるように、導入してから業務に活用するまでのスケジュールを決めておくことが大切です。

また、スケジュールを共有して、従業員全体に認識を広めておくとスムーズに業務効率化が実現します。

④効果検証で成果を確認する

業務を改変した後には、効果検証で成果を確認する必要があります。

業務効率化自体が目的となってしまって、結果を気にしない企業も少なくありません。

しかし、効果検証を行わなければ、成功したか否かを判断することはできません。

ツールやサービスを導入した場合は、一定期間運用してみて、どの程度の成果が得られたのか確認してみましょう。

組織が抱える課題が解消できていれば、成功だといえるでしょう。思ったような成果が得られていないのであれば、見直しが必要です。

業務効率化が成功した後にも、業務の可視化と分析を繰り返して、改善するというサイクルを作っておいてください。

従業員全体に、常に「最も効率的に作業を行う方法」を考える習慣が根付くことで、特別な対策を行わなくとも自然に業務効率化が実現します。

業務効率化やデータ利活用をご検討の方は、下記ページもご覧ください。

 関連ページ：データ分析とは？具体的な方法や手順、メリットやデメリットについてわかりやすく解説

業務効率化にはBIツールの導入がおすすめ！

組織が抱える膨大なデータを分析・可視化し、業務に役立てるソフトウェアを『BIツール（ビジネスインテリジェンスツール）』といいます。

BIツールを導入すると、一から手動で作業を行うよりも効率的にデータ利活用が行えます。

既存業務で使用しているデータを自動的に集計したり、統合したりすることで、少ない人材で対応できる仕組みを作り上げることが可能です。

また、整理したデータを分析・共有することで、組織が抱えている課題に気付いたり、解決策を導き出したりすることにも繋がるでしょう。

実際に、業務効率化に取り組んでいる企業の多くは、BIツールを導入しています。

業務効率化の重要性を理解しているものの、何から手をつければ良いのかわからないという方は、BIツールの導入を検討してください。

業務効率化を成功させるポイント

スムーズに業務効率化を進めるためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

取り組む前に知っておきたい成功のポイントを6つご紹介します。

■業務におけるムダを洗い出す

コストをかけずにすぐに実施できる改善方法が、「ムダを洗い出してなくす」ことです。

BIツールを導入したり、作業内容を洗い出したりすると、業務が可視化されて「ムダ」が見えてきます。

必要のない定例会議はやめる、もしくは内容をメールにまとめて共有しましょう。

活用されていない報告書や資料は作成することをやめる、もしくは簡略化すると良いでしょう。

新しいツールやサービスを導入したいけれど、選定に時間がかかる。予算が足りないという場合には、上記のように「ムダ」を洗い出してなくすことから業務効率化を進めてください。

■まとめられそうな業務はまとめる

ムダを省くのと同じように、コストをかけずにすぐに試せる改善方法が「まとめられそうな業務はまとめる」ことです。

同じ作業を複数人で行っている場合は一人で対応する、複数人で同じ会議に参加している場合は一人で参加するといった具合に、体制を変更しましょう。

業務のムダを省くことで、これまで複数人で対応してきた作業が一人で済むケースもあります。

ムダをなくすと同時に作業をまとめるだけでも、業務効率化が大きく進みます。

■マニュアルを作成して業務の質を維持

作業が属人化してしまうと、担当者が変更されたときに混乱が生じます。

使用したい資料が見つからない、作業手順がわからないといったことが起こると、業務により多くの時間がかかってしまいます。

一人の担当者に作業を任せると、担当者が変わった際にクオリティが低下して、業務に「ムラ」が発生することにも繋がるでしょう。

業務の質を維持するためにも、作業の内容や流れをまとめてマニュアル化しておいてください。

誰が担当してもスムーズに業務を進められるように、方法を一本化しておくことをおすすめします。

■アウトソーシングを活用する

マニュアル化しやすい単純な作業は、「アウトソーシング（業務委託）」が可能です。

外部に作業をお願いすることで、自社の従業員がより重要な業務に集中できます。

給与計算・請求書の発行といった仕事や、WEBサイトの制作・メール配信といった仕事は、アウトソーシングできないか検討してみましょう。

専門の外部業者に委託した方が、短時間で作業が完結する上に、コストを抑えられる可能性があります。

また、従業員の工数に余裕ができることで、今まで挑戦できなかった業務に着手できるようになります。

業務効率化だけでなくビジネスの可能性を広げるためにも、賢くアウトソーシングを活用してください。

■全てのアイデアを同時に実行しようしない

業務を可視化して問題が浮き彫りになると、「あれもしたい、これもしたい」と、改善のための多くのアイデアが浮かびます。

アイデアが豊富であるのは良いことですが、全てを同時に実行しようとしてはいけません。

一度に多くの改善方法を実行しようとすると、全てが中途半端になり、思ったように成果が得られなくなる可能性があります。

手当たり次第に着手すると従業員が混乱してしまうことにもなるので、業務効率化を目指したい場合には、一つずつ確実に着手する必要があります。

従業員のキャパシティに合わせて、無理なく業務効率化を進めましょう。

■起こったミスはフィードバックに活用する

業務効率化を目指して従来の方法に変更を加えると、ミスが起こることがあります。

慣れない方法で作業を行えば、ミスが起こるのは当然です。

大切なのは、ミスを見過ごしてしまわないことです。

ミスが起こった場合は、すぐに上司に報告して、内容を従業員全体に共有しましょう。

誰がミスを起こしたのかではなく、「なぜミスが起こったのか」、「どのような対策で防げるのか」を考えることが大切です。

起こったことを後悔するのではなく、業務効率化を進める上で必要な工程だと考えて、フィードバックに活用してください。

業務効率化やデータ利活用をご検討の方は、下記ページもご覧ください。

 関連ページ：顧客データの活用方法とは？効果的なデータの分析方法や注意点、活用事例をご紹介

業務効率化に役立つツール・サービス8選

普段行っている業務を効率化したいものの、人員を増やせないという場合は、便利なツールやサービスを活用しましょう。

業務効率化に役立つツールやサービスを8つご紹介します。

①メモツール

一般的なパソコンには、あらかじめ「メモ機能」が備わっています。

テキストや画像といったデータを記録できるので、情報の整理に役立てましょう。

紙にペンでメモを取るよりも、短い時間で情報をまとめることができます。

フォルダに保存したり、他の従業員に共有したりすることもできるので、上手く活用することでケアレスミスやタスク漏れを防げます。

②チャットツール

業務効率化を行う上で大切なのは、円滑なコミュニケーションが行えることです。

従業員同士の連携が上手くいかないと、業務に遅れが生じたり、ミスが発生したりすることに繋がります。

従業員が外回りで社内にいる時間が少ない、出張やテレワークで遠方にいる従業員と連絡が取りにくいという場合には、「チャットツール」を活用しましょう。

リアルタイムで遠方の人とやり取りが行えるチャットツールなら、電話やメールよりもスピーディかつ効率的に情報共有が行えます。

複数人で同時に会話をしたり、画像や動画といったデータを送信したりすることも可能なので、コミュニケーションに問題があると感じている場合は、チャットツールの導入を検討してください。

③オンライン会議ツール

重要な会議が多く、会議の回数や頻度を減らすことができないという場合は、「オンライン会議ツール」を導入しましょう。

会議に参加するために出先から自社に戻る必要がある、テレワーク中なのに会議のために出社しなければならないといったことを繰り返すと、業務効率が低下してしまいます。

従業員の心身に負担がかかり、ストレスが溜まってしまう可能性もあるので、会議が業務効率化の妨げになっているケースでは、オンライン会議ツールが有効です。

インターネット環境さえあれば全国どこからでも繋がるので、出張中やテレワーク中の従業員も気軽に参加できます。

余分な移動時間を省いて、会議に費やす時間を最小限に抑えましょう。

④RPA

パソコン上で行う業務を、ロボットを使って自動化する方法を「RPA（Robotic Process Automation）」といいます。

ルール化されていない、もしくは人の手や頭を必要とする業務には向いていませんが、ルール化されている定型的な繰り返し作業はRPAで対応可能です。

勤怠管理や在庫管理、請求書の発行といった単純作業はもちろん、競合他社の価格調査やSNS上の口コミ収集、問い合わせ対応といった高度な作業も対応可能です。

クラウド上で操作できる業務は、RPAに任せて業務効率化を目指しましょう。

⑤ワークフローシステム

組織内で行われているあらゆる業務手続きを電子化する方法やツールを「ワークフローシステム」といいます。

申請や承認といった手続きを電子化することで、紙と印鑑を用いた方法を廃止してペーパーレス化も推進できます。

わざわざ書類を作成したり、自社に戻って書類を提出したりするといった手間が省けるため、業務効率化に役立つでしょう。

任意のメンバー間で情報を共有することもできるので、担当者が変更になった場合もスムーズに引き継ぎが行えます。

⑥オンラインストレージサービス

オンライン上（クラウド上）にデータを保存できるデータ格納庫を「オンラインストレージ」といいます。

従業員がそれぞれのパソコンにデータを保存していると、他の従業員が情報を必要とした際に、その都度データを送信する必要があります。

しかし、オンラインストレージにデータを保存しておくことで、誰でも自由に情報を引き出すことが可能です。

情報共有が上手くいっていないために業務がスムーズに進まないと感じている場合には、オンラインストレージサービスを利用しましょう。

無料で利用できるサービスもありますが、容量の大きいデータや機密性の高いデータを保存したい場合には、有料版を導入することをおすすめします。

⑦マニュアルサービス

業務の中で思いのほか時間を取られるのが、マニュアルの作成です。

簡潔にマニュアルを作成したい。時間や場所を問わず、誰でも自由にマニュアルを修正・閲覧したいという場合に役に立つのが「マニュアルサービス（ツール）」です。

オンライン上にデータを保存できるクラウド型のマニュアルサービスであれば、誰でもアクセスできます。

サービスを導入するとテンプレートを利用できるので、一人の考え方や方法に偏るのではなく、誰が見ても理解しやすいマニュアルを作成できるという点もメリットだといえるでしょう。

⑧コンサルティングサービス

自社内で業務効率化を推進するのが難しいという場合には、「コンサルティングサービス」を利用しましょう。

業務改善コンサルタントは、現状を調査した上で課題を見つけ出し、改善方法を提案してくれます。

自社内で考案するよりも、よりスムーズかつ効率的に業務効率化が実現するでしょう。

BIツールを導入すると、併せてコンサルティングを行ってくれるサービスもあるので、何から手をつければ良いのかわからない、業務改善のために時間を割くことが難しいという企業は、コンサルティングサービスを活用してください。

業務効率化を進める上での注意点

ツールを導入したり、サービスを活用したりと、業務効率化には様々な進め方があります。

しかし、正しい方法で進めなければ、かえって効率が悪くなってしまうこともあります。

最後に、業務改善を目指す前に知っておきたい注意点を3つご紹介しましょう。

■スムーズに進められるよう準備を整える

従来の作業方法が通用しなくなると、従業員が混乱してしまう可能性があります。

新たな方法を取り入れたことで業務がスムーズに行えなくなり、かえって作業効率や従業員のモチベーションが下がってしまうことがあるのです。

業務効率化を進める前に、まずはしっかりと準備を整えておきましょう。

マニュアルやフローを作成して情報を共有したり、説明会を実施して理解を深めたりと、新たな方法にスムーズに対応できるよう環境を整えておくことが大切です。

■自社に合ったツールやサービスを選ぶ

新しいツールやサービスを導入しても、従業員に定着しなければ意味がありません。

業務効率化にあたってツールやサービスを導入する場合は、従業員が使いやすいシンプルなものを選ぶと良いでしょう。

業務に必要な機能が備わっていて、尚且つITツールに詳しくない従業員でも操作しやすいものを選ぶことが理想です。

既存のシステムと連携させたい場合は、簡単に連携できるか否かを調べておいてください。

使い慣れたシステムと一緒に使用することで、より受け入れやすい体制が整います。

■業務効率化を進めた後には検証を行う

業務効率化を進めることが目的になってしまうと、ツールやサービスを導入しただけで満足してしまい、その後の効果検証が行われないことがあります。

業務の進め方に改善を加えても、成果に繋がっていないのでは成功だとはいえません。

新しいシステムを導入した後は一定期間運用を続けて、検証とフィードバックを行いましょう。

どの程度の工数を削減できたのか、業務に支障は出ていないか、従業員はどのような意見を持っているのか、新しいシステムが上手く機能しているか確認してください。

施策を実行して終わりにするのではなく、定期的に効果検証を行うことが大切です。

BIツールを活用して業務効率化を目指しましょう！

コストを削減できる、従業員のモチベーションが向上するなど、業務効率化には様々なメリットが存在します。

現在抱えている課題を解消して、組織のさらなる成長を目指しましょう。

ツールやサービスの導入を検討しているという方は、『社内データ活用サービス』をお試しください。

社内データ活用サービスなら、導入の際にもサポートが受けられるので、業務効率化の進め方がわからない、自社に合った取り組み方がわからないという企業様にもおすすめです。

どのような方法で導入すれば良いのか知りたい、どのような方法で活用できるのか詳細を知りたいなど、まずはお気軽にご相談ください。