みなさんこんにちは、「ITユニプラ」編集部です。
パソコンが当たり前に使われるようになってから20年ほど経ちました。やはりパソコンとして使われているのはWindowsが圧倒的でしょうから、Excelも20年以上使い続けられていることになります。
様々な表計算ソフトがあって、なぜExcelになったのかという変遷は割愛しますが、結果としてExcelはデファクトスタンダードとなっていると思います。
今回はExcelで出来る業務、Excelを使うかどうか検討すべき業務について記事にしました。
Excelを業務で使っている方の参考になれば幸いです。
前回の記事「エクセルやRPAの属人化の要因と脱属人化のポイントまとめ」はこちらから
業務を進めるにあたってExcelを使うのは、当然、使いやすいからです。
直感的に使える、容易に修正できる、関数を使ってある程度の計算はできる、やろうと思えばマクロ、VBAですごい処理を自動化できる。Excel職人という言葉も使われ、就職にあたってのアピールにもなります。
利用範囲を考えると、
様々な業務があり、各社、いや、各人レベルでExcelを使用しているのではないでしょうか。
このようなExcelを使用する業務の中でも、Excelを使うかどうか検討すべき業務は、2つあると考えています。
毎回手作業ですので、時間がかかる、作業ミスが発生することが考えられます。手作業で進めていてやり直しが発生すると、作業者のやる気はなくなります。本来は早く見たいところ、必要なスピードも得られません。
このような場合、Excelの関数やマクロ・VBAを駆使することは1つの手法だと思います。または、RPAを利用して、作業を自動化させることも良いと思います。
ユニリタプラスでは、例えばデータベースからのデータ取得が得意なMyQueryというツールがあったり、
Excelデータの読み込みもできるWaha! Transformerがあります。また、データをそのままExcelフォーマットに当てはめて出力することもできます。
また、Report & Form Warehouseというレポート作成ツールを使用して、グラフや表をまとめた報告書(ExcelやPDF)を作成できます。
毎回、同じような手作業を繰り返す業務では、ミスを防ぐ、人の時間を効率化させるために、自動化を進めることが1つの解決方法となります。
2つ目のExcelを使うかどうか検討すべき業務は、
データ漏洩が無い方が良い業務
データの変更を容易にしてはいけない業務
です。
例えば、数年おきにニュースとなっている品質管理などです。
こちらは測定データをそのまま最終レポートに上げる必要があり、途中での改竄が発生してはいけないものです。
Excelは、どのパソコンでも使えます。
Excelで作ったものは、そのExcelファイル1つで完結しています。
そのため、ファイルをコピーすれば誰でも、どこでも見れます。また、誰でもデータが書き換えられます。
しかし、個人レベルでの変更は組織で把握することは困難です。
意図的にログを出力すれば管理できるかもしれませんが、管理が煩雑になってしまうことも想定されます。
またExcelのパスワードロックである程度防げるかもしれませんが、
パスワードを知っている人
=変更できる人、変更できる人は問題となる変更を本当にしないのか?
という管理が必要となります。
このような漏洩、改竄が無いほうが良いものにExcelを使いづつけることはリスクを伴います。
こちらは、監査者(管理者)とデータ変更する一般ユーザーを分ける必要があります。
最もよいのは、Webアプリケーションなど、サーバーで管理されるシステムとすることです。そうすることで、システム上でログによる監査が可能です。
サーバーには監査者(管理者)のみがアクセスでき、データ変更する一般ユーザーはルールに従った変更のみが可能となります。
ユニリタプラスでは、Webアプリケーションの構築も実施していますが、Webアプリケーションから簡単にPDFを作成できるReport & Form Warehouseというツールを使用してデータを見たい形で提供するWeb開発にも多く携わっています。
前述で紹介していますが、グラフや表などレポート形式を簡単に作成でき、それをPDFでのみ出力して、出力後の改竄も防ぐことができます。
社内のリスク管理として、Excelを使い続けてもよい業務であるかどうか、見直すことも必要と考えます。