今回は、エクセルの属人化してしまう背景や原因、そして脱属人化するにはどうすればいいのかを４つのポイントでまとめてみました。
また、最近よく話に聞くRPAにも少し触れています。
みなさんこんにちは、「ITユニプラ」編集部です。
新型コロナウイルスの影響で、リモートワークへの切替、働き方改革へ取り組みを強化する企業が増えてきています。
中でもシステムの課題と言われている「属人化」に向けて様々な実例がございますが、今回は多くの企業で使われています「エクセル」の属人化について取り上げたいと思います。
前回の記事「データベース移行支援サービス Tibero - 新しい選択肢の１つへ」はこちらから
目次
① Excelの落とし穴、お困り事とは
どの企業でも使われているエクセル。基本的なエクセルの使い方を覚えることは社会人の基礎とも言えます。あなたの会社でも初歩的な入力から様々な関数を使いこなすベテラン社員のような人がいるかと思います。
特に企業の繁忙期、営業支援部経理部といった事業部の中ではExcelのノウハウを活かして、エクセルでレポート作成、VBAを使ってマクロで作業を自動化させたり、エクセルを使いこなすことで業務の効率化を図ってきました。
その半面、一部有識の経験で作られているがゆえに、その担当者が退職・異動の後、第三者がマクロが組まれているExcelを理解できず、修正ができないといった問題が生まれました。
これがエクセルの属人化と呼ばれているものです。
このように担当者が変わっても対応できる、人に依存しないシステムの再現性の課題は業界・業種関係なく起きており、特定の人がいないと業務が出来ない状態をどう脱却するかが課題となっています。
② エクセルの属人化の要因はどこから？
エクセルの属人化が起こっている理由としては「エクセルの使いやすさ」が大きいです。
エクセルの使いやすさと色々なところで使われるようになったこともあり、
しかし、さきほど述べた通り、経験から作られたマクロ設定は、作成者の退職や異動の後に運用ができないといった問題が発生するようになりました。
またIT化・働き方改革を進めていく中で、人に依存しない、だれでも使いこなせる脱属人化が求められるようなりました。
③ 脱属人化への取り組み
脱属人化・働き方改革でRPAを導入する企業も増えておりますが、業務の修正に応じてRPAの設定変更に対応できるよう運用し、全体を把握するかを明確に決める必要があります。エクセルも同様の運用が必要です。
システムやサービスを使う前に、どこがボトルネックになっているのか、
現状はどうなっているかを把握しておくことが大切です。またシステムの全体図を描き、システム間の連携、業務との絡み方を確認しておくことで業務の効率化、標準化を図ります。
そして次に取り掛かることはマニュアルを作成となります。
データの生成ルールやとシステムがどのように連携しているか、また変更箇所が出た場合はどこを操作するかといったチェックリストを作っていくことで、
これからのDXにも対応した企業のデータの有効活用を促します。
現状のシステム・運用の洗い出しとマニュアルの作成を行うことで、アウトソーシングしたり、システム刷新をコストや工数を抑えて実現していくことが可能となります。
④ 脱属人化への取り組みのポイント
ポイント①
- 脱属人化に向けて、まずは企業内のエクセルでどの部分が属人化しているのか洗い出しをしましょう。
ポイント②
- 洗い出した部分を何らかのシステム・サービスに置き換えたい、と考えることもあるかもしれませんが、慎重に検討を行いましょう。
例えばRPAを使ってエクセル業務の脱属人化や、ゆくゆくは働き方改革をしたいと思っても、RPAを導入するだけで必ず脱属人化の目的が達成される！というものではありません。
見切り発車してしまったがために、管理工数だけが肥大化するという事例を数々見てきました...
何が置き換えに向いているのか、効果が出るのかを分析することが
重要となります。
ポイント③
- エクセルや業務フロー可視化ツール等を用いて、行っていた既存業務の全体図を描いて現状を把握し、どこがボトルネックになっているのかを把握しましょう。
可視化はツールに頼るのが吉！！
ほとんどの可視化ツールは、様々な企業で出てきた問題を反映させて作られてます。
可視化ツールを使って業務フローを整理することで時短できます。
UNIRITAグループでも業務可視化サービス「Ranabase」を提供しておりますので、ご興味ありましたら是非ご覧ください。
ポイント④
- そして作成した全体図を基に、マニュアルを作成することをおすすめします。
- どのデータと連携しているか、また変更箇所が出た場合はどこを操作するかといったチェックリストを作ることも有効です。
特に製造業では、設計・生産・保守業務で一部属人化していたり、多大な工数を取られていることがよくあります。
問題箇所を明らかにしたうえでExcelの最適化やRPAを導入すると、工数の削減やこれからのDXの第一歩となります。
データや知見、ノウハウは企業の貴重な財産となります。
これからのDX時代では、その財産を活用してビジネスを活性化させていくことが求められます。
ユニリタプラス では、エクセル業務を効率化するためのサービスを行っています。全てのエクセル業務に当てはまるわけではないですが、人事評価などをエクセルで行っている場合によくある複数のエクセルから評価項目を集める作業などデータを収集する業務でご利用いただけるサービスとなっています。
ご興味がありましたら下記にリンクより詳細ページをご覧ください。
他サイト様ご紹介
今回記事で話にあげたRPAのサービスを展開しているKYOSO様。導入だけでなく、運用に関わるところまでサービスを展開しています。
属人化が生じてしまう原因やリスクについては以下のサイト様でわかりやすく解説しております。参考にリンクを掲載させていただきます。
