PDF請求書の完全ガイド：作成・送付・保存方法から電帳法対応まで

請求書の「PDF化」は、単なる紙からデータへの置き換えではありません。郵送コストの削減、発行業務のスピードアップ、そして「電子帳簿保存法」への対応など、現代のバックオフィス業務において避けては通れない重要なテーマです。

しかし、「PDF請求書は法的に有効なのか？」「インボイス制度や電帳法にどう対応すればいいのか？」「送付時のマナーは？」など、具体的な運用方法に悩む方も多いのではないでしょうか。

この記事では、PDF請求書の基礎知識から、具体的な作成・送付方法、法律で定められた保存要件まで、実務に必要な情報を完全ガイドします。コスト削減と業務効率化を実現するための一歩を踏み出しましょう。

PDF請求書とは

PDF請求書の定義と法的効力

PDF請求書とは、電子文書形式であるPDF（Portable Document Format）で作成され、送受信される請求書を指します。

紙の請求書と同様に、取引の事実を証明する証憑（しょうひょう）として、法的に有効な書類として認められています。

押印がなくても、取引内容が双方の合意に基づき、明確に記載されていれば問題ありません。

紙の請求書との主な違い

紙の請求書との最大の違いは、発行、送付、保存の形態が物理的な「紙」か「電子データ」かという点です。

PDF請求書はデータで完結するため、以下の点で大きな違いが生まれます。

• 物理的な印刷や押印、封入、郵送作業が不要になる。
• 郵送にかかる時間（タイムラグ）がなく、メールなどで即時送付できる。
• 保管スペースが不要になり、データとして検索・管理が容易になる。

請求書の電子化と法律（インボイス制度・電子帳簿保存法）

請求書をPDF化する上で、「インボイス制度」と「電子帳簿保存法」の2つの法律への理解が不可欠です。

インボイス制度（適格請求書等保存方式）では、PDF請求書であっても、必要な記載事項（登録番号など）を満たせば「適格請求書（インボイス）」として認められます。

電子帳簿保存法では、PDF請求書をメールなどで授受することは「電子取引」に該当します。この場合、受け取ったPDFデータを電子データのまま保存することが義務付けられています。

請求書のPDF化（電子化）のメリット・デメリット

主なメリット（コスト削減・業務効率化）

PDF化による最大のメリットは、圧倒的なコスト削減です。

• 印刷代（紙代、インク代）
• 郵送費（切手代、封筒代）
• 保管費用（ファイル代、キャビネット、倉庫代）

また、印刷・押印・封入・投函といった手作業がゼロになり、請求書発行にかかる業務が大幅に効率化されます。テレワークの推進にも繋がります。

導入時のデメリット（システム導入コスト・取引先の理解）

請求書発行システムなどを導入する場合、初期費用や月額利用料といったコストが発生します。

また、全ての取引先がPDF請求書を歓迎するとは限りません。中には「経理システム上、紙でないと処理できない」など、紙での発行を希望される場合があります。

導入前に、取引先へPDF請求書への切り替えを打診し、理解を得るプロセスが必要です。

セキュリティ面での利点と注意点

PDFは、編集制限やパスワード設定、電子署名の付与などが可能であり、紙よりも改ざん防止やなりすまし防止の対策を講じやすい利点があります。

一方で、データである以上、不正アクセスや情報漏洩のリスクは常に存在します。

メール誤送信の対策、アクセス権限の適切な管理、セキュリティ対策が施されたシステムの利用が重要です。

PDF請求書の作成方法

ExcelやWordからのPDF変換手順

最も手軽で一般的な方法です。日頃から使い慣れたExcelやWordで請求書のひな形を作成し、情報を入力した後にPDFとしてエクスポートします。

多くのソフトでは「ファイル」メニューから「エクスポート」や「名前を付けて保存」を選び、ファイル形式で「PDF（*.pdf）」を選択するだけで簡単に変換できます。

ただし、インボイス制度の要件（登録番号など）の記載漏れがないよう、テンプレートの管理は自社で行う必要があります。

PDF編集ソフトの活用

Adobe AcrobatなどのPDF編集ソフトを使用する方法です。

既存のPDFテンプレートに直接テキストを入力したり、電子印鑑（印影データ）を押印したりする際に利用します。

Excelなどから変換したPDFに、後からパスワードを設定したり、編集制限をかけたりする際にも使用できます。

請求書発行システムでの自動作成

請求書の発行枚数が多い場合や、法対応（インボイス・電帳法）を確実に行いたい場合に最も推奨される方法です。

請求書発行システムを利用すれば、取引先情報や品目をマスタ管理でき、入力ミスを防ぎながら迅速に請求書を作成できます。

法改正にもシステム側がアップデートで対応してくれるため、法令遵守の観点からも安心です。

PDF請求書の送付方法とビジネスマナー

メール送付時の基本マナーと文例

PDF請求書は、メールに添付して送付するのが一般的です。

件名は「【請求書】2025年11月分（株式会社〇〇）」のように、一目で請求書であることがわかるようにします。

本文には、請求金額、支払期日、添付ファイルが請求書である旨を明記します。

セキュリティ対策としてPDFにパスワードを設定し、パスワードは添付ファイルとは別のメールで送付するのが丁寧な対応とされます。

ファイル名の付け方の推奨ルール

ファイル名は、受け取った取引先が管理しやすいように配慮することが重要です。

「日付_請求書番号_社名」のように、必要な情報を組み合わせた命名規則を社内で統一しましょう。

• 良い例: `20251130_請求書_（株）ABC商事_No12345.pdf`
• 悪い例: `請求書.pdf` や `11月.pdf`

PDFへの押印（電子印鑑）の必要性

法律上、請求書への押印は必須ではありません。これは紙の請求書でもPDF請求書でも同様です。

しかし、日本の長年の商習慣として、「印鑑が押されていること」を信頼の証として求める取引先も依然として多いのが実情です。

取引先から要望があった場合は、電子印鑑（印影を画像データ化したもの）を押印できるツールやシステムの利用を検討しましょう。

PDF請求書の保存要件（電子帳簿保存法）

電子帳簿保存法（電子取引）の概要

PDF請求書をメールやクラウドサービスを通じて送付・受領することは、電子帳簿保存法（電帳法）における「電子取引」に分類されます。

2024年1月1日以降、電子取引で授受したデータ（PDF請求書など）は、紙に出力して保存することが認められず、電子データのまま保存することが全ての事業者（個人事業主含む）に義務付けられました。

「真実性」と「可視性」

電子データを保存する際は、主に2つの要件を満たす必要があります。

1. 真実性の確保
保存されたデータが改ざんされていないことを証明するための措置です。以下のいずれかを満たす必要があります。

• タイムスタンプが付与されたデータを受領する
• 訂正や削除の履歴が残るシステムで保存する
• 「訂正削除の事務処理規程」を策定し、備え付ける

2. 可視性の確保
税務調査などで求められた際に、データを速やかに検索・表示できる状態にしておくことです。

PDF請求書の具体的な保存方法（命名規則・検索要B件）

可視性の要件を満たすため、保存するPDFデータは「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の3項目で検索できる状態にする必要があります。

これを満たす最も簡単な方法は、ファイル名にこれらの情報を組み込むことです。

例: 「20251130_（株）〇〇商事_110000.pdf」

もしくは、これらの情報をExcelなどで「索引簿」として管理する方法や、電帳法対応のシステムを導入する方法があります。

PDF請求書発行におすすめのシステム

システム導入のメリット（作成・送付・保存の一元管理）

ExcelやWordでの手作業管理には限界があります。請求書発行システムを導入する最大のメリットは、請求業務を一元管理できる点です。

請求書の作成、メールでの自動送付、入金管理（消込）、そして電子帳簿保存法の要件を満たした自動保存までを、ワンストップで行えます。

人的ミスを劇的に減らし、経理担当者の負担を大幅に軽減します。

請求書発行システムの選定ポイント

自社に合ったシステムを選ぶ際は、以下のポイントを確認しましょう。

• インボイス制度に対応しているか（適格請求書の発行・受領）
• 電子帳簿保存法に対応しているか（特に検索要件や真実性の確保）
• 現在使用中の会計ソフトや販売管理システムとデータ連携できるか
• 料金体系（初期費用、月額費用、発行枚数に応じた従量課金）は自社の規模と合っているか

おすすめ請求書発行システム3選

システムは大きく3つのタイプに分類できます。

1. 会計ソフト連携型（freee、マネーフォワードなど）
請求書発行だけでなく、会計処理や仕訳までシームレスに行いたい場合に最適です。バックオフィス業務全体を効率化できます。

2. 請求書特化型（Misoca、boardなど）
まずは請求書の発行・送付・管理を効率化したい場合に適しています。低コストでシンプルに利用開始できるものが多いのが特徴です。

3. 販売管理一体型（大手ERPシステムなど）
見積もり、受注、販売管理、在庫管理から請求まで、商流全体を一気通貫で管理したい中〜大企業向けのシステムです。

まとめ

PDF請求書運用の重要ポイントの再確認

PDF請求書への移行は、単なるペーパーレス化に留まらず、コスト削減と業務効率化に直結する重要な経営戦略です。

運用を成功させるためには、以下のポイントを再確認してください。

• インボイス制度の要件を満たした請求書を作成すること。
• 電子帳簿保存法（電子取引）の要件に従い、PDFデータを電子データのまま保存すること。
• 取引先の理解を得ながら、メール送付などのビジネスマナーを守ること。

特に法改正への対応は複雑であり、自社での管理が難しい場合は、法対応済みの請求書発行システムを導入することが、最も確実で効率的な解決策となります。

本記事を参考に、自社に最適なPDF請求書の運用体制を構築し、生産性の高い業務プロセスを実現しましょう。