データマネジメントの教科書

近年、デジタル技術の発展や人材不足の影響から、企業には「新たな働き方」が求められています。

自社のビジネスモデルを根本的に見直す必要が出てきたことから、DX推進を目指す企業も増えています。

社内の業務やデータをデジタル化する「社内DX」は、どのような形で実現すれば良いのでしょうか。

今回は、社内DXが必要とされる理由や、具体的な推進方法について解説します。

成功させるポイントや注意点、おすすめのシステム・ツールもご紹介しますので、ぜひご一読ください。

社内DXとは？

デジタル技術を活用して業務プロセスを変革することを「DX（デジタルトランスフォーメーション）」といいます。

業務効率化や生産性の向上などを目的としたもので、社内に限定される「社内DX」の場合は、主に以下の取り組みが行われます。

上記のようにデジタル技術を駆使して、限りある人的リソースで業務を回せるように、業務プロセスや従業員の働き方を変革します。

社内DXの推進に成功すれば、人件費削減やコスト削減にも繋がるでしょう。

従業員の業務負担を軽減することで、利益に繋がるコア業務に集中できるようになり、企業としての成長も期待できます。

社内DXが必要とされる理由

積極的に社内DXを推進する企業が増えていますが、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。

社内DXが必要とされる理由をいくつかご紹介します。

■働き方改革を実現できる

働き方改革の影響で、在宅勤務やテレワーク、時短勤務などの「新しい働き方」を取り入れる企業が増えています。

従来は紙の書類を提出したり、会議に参加したりするために出社が必要でしたが、業務のデジタル化が進み、働き方に制限を設ける必要がなくなりました。

社内DXを推進してさらなる業務のデジタル化・効率化が実現できれば、従業員が望む働き方が実現します。

育児や介護で出社が難しいという従業員も、無理なく業務に取り組めるでしょう。

また、居住地を選ばずに仕事が行えることから、働き方に縛られたくないという優秀な人材の確保にも繋がります。

■企業の競争力を強化できる

日本全体の国際的な競争力が低下している現在、各企業の競争力強化が求められています。

従来の方法では競争力が不十分であるため、企業としての力を伸ばすためには社内DXの推進が必要不可欠です。

経理業務や人事業務、営業職のデスクワークといった作業をデジタル化・効率化することで、従業員の負担や工数を削減できます。

単純な定型業務に割く時間が減ることから、利益を生み出せる、より重要なコア業務に集中できるでしょう。

また、企業が提供するサービスや商品の質を向上させることも可能です。

企業としての競争力を高めたい場合は、積極的に社内DXの推進に取り組みましょう。

■人材不足解消に繋がる

少子化による労働力の低下が問題視されていますが、今後、労働人口はますます減少していくと想定されています。

人材不足という課題に向き合うためには、業務を効率化することで作業負担を減らし、少人数でも問題なく仕事が行えるようにプロセスを変革する必要があります。

総務省の発表では、40年後の2065年には、現在の6割程度まで労働人口が減少するといわれているので、今からしっかりと対策を練っておきましょう。

社内DXで在宅勤務やテレワークといった様々な働き方を実現して、優秀な人材を確保し、離職率低下を目指すことが大切です。

■BCP対策に繋がる

他の国に比べ、日本は地震や台風などの自然災害が多く発生する地域です。

大規模な災害が発生すると、普段通りの業務を遂行することが難しくなります。

そこで、企業に求められるのが「BCP対策」です。

BCP対策とは、有事の際にも業務を行い、事業を継続させることができる体制を構築する取り組みを指します。

具体的には、紙の書類をデジタル化して重要なデータの流出や損実を防いだり、システムやツールを活用して遠隔で作業が行える環境を整えて、従業員が出社せずに済むように業務プロセスを変革したりすることを指します。

有事の際にも企業としての役割を果たせるように、社内DXで対策しておきましょう。

社内DXの推進方法

必要性については理解できたものの、実際にどのような形で実現すれば良いのかわからないという方もいるでしょう。

社内DXを推進する方法と基本的な流れについて解説します。

①目的を明確にする

「社内DXに取り組む」という漠然とした目的では、具体的にどのような施策を行えば良いのかわからず、現場に混乱が生まれます。

社内DXを推進すると決めたら、まずは具体的な目標を設定しましょう。

業務効率化を実現する、ペーパーレス化を実現する、データ利活用を行うというように、「なぜ社内DXを推進するのか」を明確にする必要があります。

目的をしっかりと設定すれば、課題や改善点の洗い出し、施策の考案といった、後に続く作業にスムーズに取りかかることができます。

経営層や現場の従業員など、社内全体が前向きに社内DXに取り組めるように、明確な目的を提示することが大切です。

②課題や改善点を洗い出す

具体的な施策を考案する前に、現在、組織が抱えている課題や改善点を洗い出す必要があります。

システムやツールを導入すると決めていても、業務に合ったものでなければ意味がありません。

現場の従業員に聞き取り調査を行い、まずは業務プロセスの全体像を可視化します。

目に見えない作業や属人的な作業を洗い出し、無駄はないか、改善すべき点がないか、チェックしてみましょう。

課題や改善点が明らかになれば、どのような形に業務プロセスを変革すれば良いのか、どのようなシステムやツールが必要なのかが、自ずとわかります。

一部の従業員だけで行動するのではなく、部署ごとに社内DX推進の担当者や責任者を配置して、社内全体で足並みを揃えることが大切です。

③人材を確保・育成する

業務の課題や改善点を洗い出し、システムやツールの導入プロセスが決まったら、社内DXに取り組む人材を確保しましょう。

人材を確保する手段には、「実績がある人材を外部から採用する」、「担当者となる従業員を一から育成する」という2つの方法があります。

外部から採用を行う場合は、プログラマーやデータサイエンティストなど、専門性の高いスキルを有した人材を選択すると良いでしょう。

しかし、国内において社内DXの歴史はまだ浅いため、即戦力となる人材を確保することは容易ではありません。

社内で担当者を育成することも視野に入れて、社内DXのプロジェクトチームを作る必要があります。

担当者を育成する場合は、デジタルやITに関するスキルをある程度持ち合わせている、積極的に学ぶ姿勢がある従業員を選出することをおすすめします。

④具体的な施策を実施する

社内DXの施策が決まり、人材の確保・育成も完了したら、いよいよ施策を実施します。

業務プロセスを変更したり、システムやツールを導入したりと、業務への取り組み方を刷新しましょう。

一部の部署では紙の書類で申請を行っているけれど、一部の部署ではデジタル申請を行っているということが起こると、社内全体の足並みが揃わなくなってしまいます。

申請方法が異なることで、業務効率化を実現するどころか以前よりも手間や工数がかかってしまうこともあるので、施策を実施する際には、同じタイミングでスタートを切ることが大切です。

業務プロセスを大きく変更したり、全員が使用するシステムやツールを導入したりする際には、事前に説明会を行うと良いでしょう。

マニュアルを用意したり、社内DXの担当者・責任者を配置したりして、施策実施後に起こる問題に即座に対応できる体制を整えておいてください。

業務効率化についてさらに詳しく知りたいという方は、下記ページもご覧ください。

 関連ページ：業務効率化とは？重要性やメリット、進め方や成功させるポイントについて解説 

社内DXにはBIツールを活用！

企業が有する膨大なデータを分析・可視化して業務に役立てるソフトウェアを『BIツール（ビジネスインテリジェンスツール）』といいます。

アナログデータをデジタル化したり、定型業務を自動化したりと、業務効率化に役立つという点が特徴です。

また、分析したデータから新たな知見を得られることから、組織が抱える課題を解決したり、経営戦略の立案や見直しを行ったりすることも可能です。

企業が抱える膨大なデータを上手く活用できれば、新たなビジネスチャンスも得られるでしょう。

実際に社内DXを推進している企業の多くは、BIツールを導入しています。

社内DXの推進を目指しているものの、どのような形で実現すれば良いのかわからないという方は、BIツールの導入を検討してください。

社内DX推進のポイント

円滑に社内DXを推進するためには、事前に押さえておきたいポイントが存在します。

社内全体でスムーズに社内DXを推進するためにも、成功のポイントを把握しておきましょう。

■経営層が積極的に取り組む

従業員を率いる経営陣が消極的な姿勢では、推進することは難しいといえます。

業務効率化や人件費の削減といった目標を掲げると、従業員が「自分の仕事がなくなるかもしれない」という不安を抱いたり、モチベーションが下がったりすることがあります。

社内DXへの理解を得られないどころか、反対されてしまう可能性もあるので、まずは経営陣が社内DXの目的やビジョン、方向性を明確にして、社内全体に説明できるように準備しておきましょう。

現場の従業員から理解を得られたとしても、いざ社内DXへの取り組みが開始されると、意思決定やアドバイスを求められることもあります。

いざというときに迅速に対応できるように、経営陣が社内DXについて正しく理解し、社内全体に浸透させることが大切です。

■システムやツールを活用する

業務プロセスを変革する際には、システムやツールを導入することをおすすめします。

働き方改革により、在宅勤務やテレワークを行う従業員が増えた場合には、コミュニケーションを図れるチャットツールやオンライン会議システムを導入すると良いでしょう。

作業負担が大きい部署には、経費精算システムや人事管理システムが必要です。

このように、業務に適したシステムやツールを導入して、効果的に社内DXを推進できるように工夫しましょう。

現場の声に耳を傾けて、業務を行う上での課題や問題を洗い出し、作業内容に適したシステムやツールを導入することが大切です。

■スモールスタートで進める

スムーズに社内DXを推進するためには、スモールスタートで進める必要があります。

様々なシステムやツールを導入して、急速に業務プロセスを変更してしまうと、取り組みについて来られない従業員が出てきてしまいます。

現場に混乱を招き、反発が生まれる懸念がある上に、業務効率が低下してしまう可能性もあるでしょう。

現場に無理強いすることがないように、まずはシステムを一つだけ導入してみたり、簡単なペーパーレス化を目指してみたりと、一つずつ改革を実現していきましょう。

スモールスタートから初めて、徐々に社内全体に社内DXを浸透させていくことが理想です。

社内DXを推進する上での注意点

成功させるポイントの他にも、失敗を防ぐための注意点も併せてチェックしておくことが大切です。

社内DXを推進する上での注意点をいくつかご紹介します。

■社内全体を巻き込んで足並みを揃える

経営層や管理職が積極的に社内DXを推進することはもちろんですが、社内全体で改革を行う必要があります。

部署ごとに異なるシステムを使用していたり、属人的な方法でデータの分析を行っていたりすると、人事異動や退職者が出た際に、業務効率が落ちてしまう可能性があります。

また、従業員同士の足並みが揃わないために、ミスが発生したり、モチベーションが下がってしまったりする懸念もあるでしょう。

組織の上層部だけでなく、現場も巻き込みながら社内DXの推進に取り組むことが大切です。

どのようなシステムやツールを導入するのか、どのような形にワークフローが変化するのか、社内全体で業務への取り組み方について話し合い、足並みを揃えることを意識しましょう。

■システムやツールの導入を目的にしない

システムやツールは業務プロセスを効率化する上で欠かせないものですが、導入しただけで社内DXが実現できるわけではありません。

社内DXを実現するためには、従業員全体でシステムやツールの機能を把握し、業務の中で活用する必要があります。

システムやツールの導入はあくまで「手段」であって、「目的」ではないということを理解しておきましょう。

どのように優れたシステムやツールを導入しても、難しくて使いこなせない、活用方法がわからないという従業員がいると、無駄になってしまいます。

導入の際には説明会を開いたり、マニュアルを用意したりと、業務の中で活用する方法や流れを事前に共有しておきましょう。

導入後には、実際にどのように業務効率が向上したのが、問題は発生していないか、結果を確認することも大切です。

社内DXに役立つシステム・ツール7選

社内の業務やデータをデジタル化するためには、システムやツールの導入がおすすめです。

最後に、社内DXに役立つシステムやツールを7つご紹介します。

①ビジネスチャットツール

社内DXを推進する上で、まず導入したいのが「ビジネスチャットツール」です。

リアルタイムで複数人と同時にコミュニケーションを図れるビジネスチャットツールは、迅速に意思決定を行うために欠かせないツールです。

インターネット環境さえあれば利用できるビジネスチャットツールを活用すれば、出張や在宅勤務で社内にいない従業員とも円滑なコミュニケーションが実現します。

今すぐに業務の進捗報告を行いたい、情報共有を行いたいというときに役立つでしょう。

グループを作成すれば、特定のメンバーだけに資料を送ったり、他部署の従業員にメッセージを送ったりすることも可能です。

代表的なビジネスチャットツールの例は、以下の通りです。

②オンライン会議システム

インターネット環境があれば、全国どこからでも会議に参加できる便利なシステムが「オンライン会議システム」です。

ビジネスチャットツールと似ていますが、オンライン会議システムは、リアルタイムでの画面共有や録画・録音もできるという点が特徴です。

備えつけの機能を利用すれば、実際の会議と変わらないディスカッションができることから、オンライン商談や取引先との打ち合わせなどを目的に導入されるケースもあります。

在宅勤務やテレワークなど、様々なシーンで役に立つでしょう。

代表的なオンライン会議システムの例は、以下の通りです。

③タスク管理ツール

業務を効率的に行うために、個人やチームで進捗を管理できるツールを「タスク管理ツール」といいます。

個人でタスク管理に活用することもできますが、チーム内の連携を強化したい場合には、複数人での利用がおすすめです。

チームのメンバーが在宅勤務やテレワークで出社していない場合は、連携が取りにくく、進捗状況が見えにくいという問題があります。

タスク管理ツールを使用することで進捗状況を可視化できるため、他の従業員のサポートを行ったり、業務配分を変更したりと、柔軟な対応で効率的に仕事に取り組めるでしょう。

ビジネスチャットツールと併用することで、より円滑なコミュニケーションが実現します。

代表的なタスク管理ツールの例は、以下の通りです。

④RPAツール

手作業で行っている定型業務を、ロボットを活用して自動化するツールを「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツール」といいます。

データの入力・分析や請求書・レポートの作成、給与計算・経費精算など、形式が決まっている作業を人に代わって行えるツールです。

ルーチン化している業務をロボットが行うことで、工数削減や人件費の削減、人為的なミスの抑制にも繋がるでしょう。

AIの発達に伴い、今後はRPAツールがますます進化すると考えられています。

複雑な作業にも対応できる可能性が高いので、将来に向けて業務効率化やコスト削減を目指したいという企業は、今のうちに導入しておくと良いでしょう。

代表的なRPAツールの例は、以下の通りです。

データ入力自動化について知りたいという方は、下記ページをご覧ください。

関連ページ：データ入力を自動化する方法をご紹介！導入のポイントやメリット、おすすめのツールについて解説

⑤ナレッジマネジメントツール

個人が有する知識や情報、知見といったナレッジを可視化し、共有・活用することができるツールが「ナレッジマネジメントツール」です。

文書や画像を用いて優秀な従業員のノウハウやスキルを共有することで、社内全体のパフォーマンスが向上したり、業務の属人化を防いだりすることができます。

業務効率化が実現することはもちろん、教育にかかる時間やコストを削減できるという点もメリットだといえるでしょう。

ナレッジマネジメントツールを導入する際には、使用する人が限定されてしまわないように、従業員全員が問題なく利用できる、扱いが簡単なツールを導入しておくと安心です。

代表的なナレッジマネジメントツールの例は、以下の通りです。

⑥経費精算システム

経費の申請や確認、承認などの業務を自動化できるシステムが、「経費精算システム」です。

紙を使用して行っていた作業をデジタル化できるため、ペーパーレス化に繋がるという点が特徴です。

経理業務を自動化・効率化できることから、処理速度が向上し、人件費や工数の削減にも繋がるでしょう。

処理精度が向上し、人為的なミスの発生を抑制できるという点も大きなメリットだといえます。

経理に関わる処理をデジタル化することで、出張先や自宅からでも作業が可能となるので、BCP対策にも有効です。

代表的な経費精算システムの例は、以下の通りです。

⑦人事管理システム

人事情報や人事評価、従業員の労務などの管理業務を効率化できるシステムを「人事管理システム」といいます。

人事管理システムを導入することで、個人情報の管理や年末調整の手続き、評価シートの作成などをシステム上で行えるため、労務関係の手続きを効率化することが可能です。

また、データを活用して人事評価が行えることから、公平性が保たれるという点も魅力だといえるでしょう。

人事評価は、従業員の仕事に対するモチベーションや満足度に直結することから、公平性が求められます。

個人の偏った価値観や属人的な方法での評価は、組織全体の士気を下げてしまう可能性があるので、システムを上手く活用してパフォーマンスの低下を防ぎましょう。

代表的な人事管理システムの例は、以下の通りです。

『社内データ活用サービス』で社内DXを推進！

企業にとって社内DXは、組織の将来的な競争力を高めたり、ビジネスのさらなる発展を目指したりするために避けては通れない取り組みです。

今後、ますます加速するデジタル化の波に乗り遅れないように、社内DXの推進に力を入れましょう。

社内DXのためにシステムやツールの導入を検討しているという方は、『社内データ活用サービス』をお試しください。

社内データ活用サービスなら導入の際にもサポートが受けられるので、社内DXの推進を目指しているものの、何から手をつければ良いのかわからないという企業様にもおすすめです。

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