ERPとは？他システムと連携する方法やメリット、ポイントや注意点について詳しく解説

人手不足が問題となっている昨今、限られた人員でより多くの利益を生み出すために、業務の効率化や経営判断の迅速化が求められています。

そこで、今注目されているのが「ERP」です。

ERPとは、どのようなシステムなのでしょうか。導入することで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。

今回は、ERPの特徴について解説します。

基幹システムとの違いや他システムとの連携方法、連携の際のポイントや注意点もご紹介しますので、業務改革を目指しているという方はぜひ参考にしてください。

ERPとは？

ERPという言葉を耳にしたことはあっても、どのようなシステムなのかよくわからないという方もいるでしょう。

まずは、ERPの特徴や、基幹システムとの違いについて解説します。

■ERPの特徴

企業の基幹業務を統合して一元管理できるシステムを「ERP（Enterprise Resources Planning）」といいます。

日本語では「統合基幹業務システム」と呼ばれていて、個別に管理されている財務や人事労務、販売などの基幹情報をまとめて管理できるITシステムを指します。

ERPを導入することで、基幹業務を連携して効率化できる上に、リアルタイムで経営状況を把握できるという点が特徴です。

株式会社ユニリタプラス社員

迅速な意思決定を行いたい、経営判断のスピードを向上させたいという場合にも、ERPが役に立つといえるでしょう。

■ERPと基幹システムの違い

ERPについて語る上で、混同されることが多いのが「基幹システム」です。

業務を効率的に行う上で欠かせない、重要なシステムを総称して基幹システムといいます。

財務会計システムや人事管理システム、生産管理システムなどがその代表で、それぞれのデータのやり取りを行うためには、その都度他部署と連携を取る必要があります。

一方、ERPでは、あらかじめ全ての基幹システムが統合されているという点が、大きな特徴です。

組織が抱える全てのデータが統合・管理されているため、データを利用する際に、逐一他部署と連携を取る必要がありません。

組織内でバラバラに点在する基幹システムに対し、全ての基幹システムを統合・管理できるのがERPだと理解しておきましょう。

 データ分析に興味がある、ツールの導入を検討しているという方は、下記ページもご覧ください。

 関連ページ：おすすめのデータ分析ツールを徹底比較！ツールを導入するメリットや選び方について解説

ERPと他システムの連携方法

ERPを導入する際、他システムと連携することでより効率的に業務改革が行えます。

他システムとは、どのような方法で連携すれば良いのでしょうか。種類ごとに解説します。

①API連携

サービス間で機能やデータの一部を共有するためのインターフェースを「API（Application Programming Interface）」といいます。

また、APIを使用してデータ連携を行い、機能の拡張を図ることを「API連携」といいます。

ERPシステムは様々な種類のAPIに対応しているため、組織が使用しているソフトウェアやアプリケーション間で、データのやり取りを行うことが可能です。

API連携を行うことで、業務プロセスの自動化や効率化が実現するでしょう。

ERPによってAPI連携が可能なソフトウェアやアプリケーションは異なるため、組織が使用しているサービスとの連携を希望している場合は、事前に確認しておいてください。

②データベース連携

それぞれ独立したシステムで管理されているデータベース同士を紐づける方法を「データベース連携」といいます。

データベース連携を行うことで、異なるシステムやアプリケーション間でのデータ共有・統合が可能となります。

新たなシステムへデータを移行するのではなく、組織内に点在する既存データを組み合わせて、新たなデータベースを構築するという点が特徴です。

ERPシステムとデータベースを直接連携することで、あらゆる情報をスムーズに共有できます。

リアルタイムでデータの同期が可能であるため、情報を常に最新の状態で確認できるという点は大きなメリットだといえるでしょう。

データベース連携を行う際には、データ連携に特化したツールを活用してください。

③ファイル連携

ERPシステムと他システムの間で、ファイル形式のデータをやり取りする方法を「ファイル連携」といいます。

互換性の高いCSVやExcelファイル形式が採用されることが多く、ファイルをダウンロードして、他のソフトウェアやサービスにアップロードするという方法でデータを連携します。

ダウンロードやアップロードといった作業を逐一行わなければならないため、API連携よりも手間はかかりますが、業務処理と連携処理を切り離せるという点はメリットだといえるでしょう。

万が一、連携作業中にトラブルが発生しても、メイン業務に影響は出ないため、業務が停止してしまうというリスクを抑えられます。

アクセス制御やファイルの暗号化などのセキュリティ対策は必要ですが、組織が現在使用している既存ファイル形式をそのまま活用できるため、導入のハードルが低いという点は魅力だといえます。

④Webサービス（Web API）による連携

「Webサービスによる連携」とは、Webサービス（Web API）を活用して異なるシステムやアプリケーション同士を連携する方法を指します。

HTTPやHTTPSといった通信規格を活用することで、プログラミング言語が異なるケースでも通信が行えるという点がメリットです。

また、システムやアプリケーション同士の機能を組み合わせるといった使い方ができるという点も、魅力だといえるでしょう。

データを自動的に更新したり、クラウドサービスと連携したりとメリットの多い方法ですが、セキュリティ面には注意が必要です。

情報漏洩の危険性があるため、Webサービスによる連携を行う場合は、APIキーやワンタイムパスワードの生成・管理を徹底してください。

ERPの連携は自社で対応できる？

ERPを導入しても、自社内で使いこなせないのでは意味がありません。

従業員全員がシステムを操作可能な状態に整えたい、他システムと連携してより効率的に業務を行いたいという場合には、ツールの導入を検討しましょう。

自社に合った使い勝手の良いツールやシステムを導入できれば、外部に依頼せずとも自社内で連携が行えます。

ツールやシステムを販売している会社に相談すれば、導入から運用までサポートしてもらえるため、専門性の高い知識やスキルを持った従業員が在籍していなくとも安心です。

株式会社ユニリタプラス社員

業務改革に関するコンサルタントサービスを提供している会社もあるので、ERPの導入を目指している方は、まずは相談してみましょう。

ERPと他システムを連携するメリット

他システムとの連携が必要だと理解していても、具体的にどのようなメリットが得られるのかわからないという方もいるはずです。

他システムと連携した場合、どのようなメリットが得られるのでしょうか。詳しくみてみましょう。

■情報を一元管理できる

ERPで他システムと連携することで、組織が抱えるデータを統合・管理できるようになります。

それぞれの部署や拠点が抱えるデータの一元管理が可能となるため、組織全体の状況をリアルタイムで正確に把握できます。

また、データを統合・管理することで、データの二重入力といったミスの防止にもつながるでしょう。

データの確認のために時間や手間をかける必要がないため、重要なコア業務に集中できます。

■業務の標準化・効率化が図れる

データ入力や集計といった作業を自動化できるという点も、ERPを導入するメリットの一つです。

データを1回入力すれば自動的に他システムにも反映されるため、業務効率化につながるでしょう。

ERPの導入の際に、業務にムダなフローはないか見直して最適化したり、データ形式を統一したりすることで、より効率的に業務を行えます。

また、組織全体で業務フローを統一すれば、作業が属人化して業務にムラが出るリスクも軽減できます。

■迅速に意思決定できる

ERPの大きな特徴は、リアルタイムで情報共有が行えるという点です。

ERPのデータベースに格納されている情報は、統計やレポートという形で可視化されます。

従業員はもちろん、経営層にも提供されることから、業務や経営に関する意思決定がスピーディーに行えます。

業務の進行度合いや売上など、自社のビジネスの現状を容易に把握できるという点は、大きな魅力だといえるでしょう。

データという裏付けのもと、ビジネスのチャンスを逃さずに利益向上が目指せます。

業務のデジタル化に興味がある、詳しく知りたいという方は、下記ページもご覧ください。

関連ページ：社内DXとは？推進方法や成功させるポイント、注意点や役立つツールをご紹介！

ERPと他システムを連携する際のポイントと注意点

他システムと連携する際には、注意しなければならないポイントが存在します。

実際に連携してから戸惑うことがないように、事前に注意点を押さえておきましょう。

①連携の目的を明確にする

ERPの導入や他システムとの連携を目指しているという方は、まずは目的を明確にしましょう。

目的を明確にせずに連携を進めてしまうと、効率的にシステム統合が行えません。

業務効率化を目指したい、迅速な意思決定を目指したいなど、具体的な目的を設定して、従業員に共有しておきましょう。

目的が明確になれば、連携の方法や必要なツールを選定することが可能です。

不要な作業を回避して、効率的にシステム構築を実現しましょう。

②システムの互換性を確認する

元々互換性に優れているという点が魅力的なERPですが、全ての他システムとの連携が可能だというわけではありません。

連携できないシステムも存在するため、効率的に構築を行うためには、事前に既存システムとの互換性を確認しておく必要があります。

システムによっては、追加料金を支払わなければ連携機能が利用できないケースもあるので、コストや費用対効果についてもよく確認しておきましょう。

③セキュリティに問題がないか確認する

重要なデータを扱う上で忘れてはならないのが、「セキュリティ」に関する問題です。

近年は、企業を狙ったサイバー攻撃や社内不正が増加傾向にあります。

新しいツールやシステムを導入したり、他システムとの連携を図ったりする際には、機能面にばかり注目して、セキュリティ面のチェックが疎かになってしまうことがあります。

企業が抱える情報を守るためにも、高度なセキュリティ機能が組み込まれたERPシステムを選択してください。

④自社の業務に適しているか確認する

業種によって業務に必要な機能は異なるため、ERPに備わっている機能が、自社の業務や既存システムに適しているか確認しておくことも大切です。

業務プロセスに合わせて、機能のカスタマイズが可能なツールやサービスを選んでおくと良いでしょう。

将来的に事業を拡大したい、新たな事業に挑戦したいという場合には、業務や使用するツール・サービスの変化に合わせて、柔軟に対応できるERPシステムがおすすめです。

長期的に利用することを想定して、機能に不足がないか確認しておいてください。

⑤サポート体制は十分か確認する

どんなに優れたERPシステムを選定しても、導入後に問題が生じることがあります。

万が一に備えて、ERPを導入する際や、他システムとの連携を図る際には、サポート体制についてもよく確認しておきましょう。

特に、停止することが難しい重要な業務にかかわるツールやシステムを導入する際には、万全なサポート体制が必要です。

他システムとの連携に問題が生じた場合はどのように対処してもらえるのか確認した上で、長期的なパートナーシップを築けるサービスを見極めることが大切です。

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まとめ

限られた人員でより効率的に業務を行うには、従来の方法を見直す必要があります。

ERPの導入に興味があるという方は、現在利用しているシステムとの相性をチェックして、自社に合ったサービスを選定しましょう。

ERPの導入を希望しているという企業様は、株式会社ユニリタプラスへご相談ください。

企業様の課題や目的に合わせて、最適な業務改善方法やシステムの導入方法をご提案いたします。

業務改革を目指しているけれど、何から手をつければ良いのかわからない。自社に合ったシステムやサービスがわからないなど、まずはお気軽にお問い合わせください。

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