みなさんこんにちは、「ITユニプラ」編集部です。
突然ですが、企業の管理部門でもよく使われているExcel。データを転記したりまとめたりするような業務はどちらの企業にもあるのではないでしょうか？
今回は、そんなExcel業務を効率化・省力化するユニリタプラス のクラウドサービス「サクッと収集」のご紹介をさせていただきます。
目次
①Excel業務における全体最適と部門最適からおこる課題
管理本部の皆様、Excelを使用した以下のような場面はありませんか？
現場の皆様、Excelを使用した以下のような場面はありませんか？
「今まで管理部に送っていたExcelシートが変更されるんだって。」
あの人やこの人にも連絡して変えてもらわないと…、部内で使っているExcelも新しいフォーマットで作り直さないといけない
「社内で管理しなければいけないExcelが増えた。」
「早く報告しろって言われても、こっちも出そろってないから資料作れないよ。」
集めるチーム数は多いし、あのチームは平気で修正版をメールしてくるから、どの時点で締めたらいいか難しい
これらの問題は「全体最適」と「部門最適」のつながりから生じる問題です。
勤務届や諸届系は必要な項目が一般的に標準化されていることから、ExcelやWebサービス、他ソフトでも運用が可能となります。
しかし、商品や取引企業、業種、製造形態などが複雑に絡む場合、取り扱う情報が異なり、現場では独自の形式を利用する傾向があります。
その中、部門毎にデータ化を進めるにあたって、誰でも比較的容易に扱えるExcelを使うケースが多くなっています。
これは悪いことではなく、その部門の効率化になり、企業の今までを支えてきた柱の1つでもあります。
それが「部門最適」において30年間Excelの利用が続く理由であり、簡単に切り崩せるものではなくなっています。
対して「全体最適」は標準化が求められ、部門最適化により独自の形式を持った業務間の標準化は、調整が難しいです。
業務が増えるにつれ、現場からのデータは煩雑化し収集に時間がかかり、リードタイムが増えてしまうケースもよく耳にします。
「部門最適」と「全体最適」を同時に行うことは非常に困難と言えます。
②管理部門と現場部門でのニーズの違い
ではこの問題を「管理本部」と「現場部門」にわけ、それぞれ何を必要としているか区分けしてみましょう。
「管理本部」
経営戦略の立案や事業計策を立てるため、既知の情報や新たな情報を加味し分析したい。そのため迅速にデータを収集しBIやグラフなどで利用できる形にデータを保持したい。
「現場部門」
自分たちの作業を効率化することや個別のお客様対応、災害対策、危険予知など施策に基づく業務が多く、対応した内容や結果などを小まめに管理したい。また少人数や個人で業務を担うことが多い。
よって、管理本部はデータをBIなどですぐに情報分析やシュミレーションに活用できるよう、また改竄が簡単にできないようデータベースに格納し保持しておきたい。
一方現場部門は、手軽に入力や計算などの編集ができるツールを使いたい傾向にあります。
その中でも世の中に浸透したExcelが使われる傾向が高いです。Excelは学生から主婦まで知られており、文献も豊富で利用が容易なEUCツール(※1)です。
(※1)EUCツール：End User Computingツール
③それぞれの課題/状況をつなぐクラウドサービス
そこで、ユニリタプラスは、Excelを活用し「全体最適と部門最適」を同時に行い「管理本部と現場部門」をつなげることにフォーカスしたクラウドサービスの提供を開始しました。
以下では二つの「つなげる」について説明します。
1.現場の効率化
現場部門は使いやすいようにExcelで項目を作成しがちですが、管理本部は入力されたExcelの集約や転記をすることがあるため、項目の変更・追加があると確認の手間が増えてしまうことがあります。加えて、期限までにExcelが提出されたかなどのチェックもしたりと作業が煩雑化してきます。
これはExcelが苦手とする作業の１つです。
こういった作業を効率化するためにVBAやマクロを利用してしまいがちですが、先述した項目の追加などイレギュラーな対応に弱く、都度対応ができたとしても、その処理が複雑になるほど属人化していきます。
ユニリタプラス が提供するExcel業務効率化サービス「サクッと収集」では、このようなExcelが苦手とする収集作業や集約作業をサービスで提供し、現場部門でExcelを使用する作業を「入力のみ」にすることで、作業の効率化と属人化の軽減を実現します。
利益に直結する売上速報など、迅速な提出が求められる情報を、管理本部へ提出する時間（リードタイム）も短縮することができます。
2.管理本部の効率化
データの収集にExcelを利用することは、部門や組織を跨いだ場合に非常に便利ですが、新たな情報を集めたり、収集していた情報の変更などが発生すると現場との調整が発生し、結局効率化ができないという課題もあります。また、各現場が異なるExcelを利用していると更に面倒になってしまいます。
上記課題に対して「サクッと収集」を利用すると、Excelの雛形を現場の関係者に配布することが可能なため、調整作業を排除することができます。
また集めたデータを管理本部が欲しいフォーマットに変換しいつでも抽出することが可能となります。
現場ごとにExcelの雛形が異なっていても、形式（CSV）や出力データの並びを決めておくことで、部門ごとに異なるExcel雛形からデータを収集することが可能となり、部門間の調整作業も軽減させます。
データ収集をして生成したCSVは、ソフトやアプリケーションと連携させることで、更なる効率化を図ることができます。また、DXの促進やRPAツールとの連携により業務効率化を加速させます。
本サービスは、お客様からの声を元に構築したサービスとなり、Excelを利用する現場の効率化と操作性の簡素化がポイントとなります。
・収集状況の可視化
Web画面にて入力を依頼したExcelの回答状況を可視化します。
・収集のロック機能
Excelの回答後ロックをかけ集計タイミングの調整をすることが
できます。
・情報保管の保管機能
集めた情報は保持します。前回情報の再利用、依頼を複数回実行
することによるバージョン管理も行えます。
・シンプルな画面UI
現場利用者向けに主観を置き構築しています。
入力や設定を極力少なくし、数クリックで今使っているExcelを
利用できるようデザインしています。
・使い慣れたExcelをそのままテンプレートに
各社の業務・文化の中でブラッシュアップされたExcelをそのまま
ご活用いただけます。
容易にアプリケーションを構築できるツールも多々存在しますが、現場で定着し業務に活用できなければ意味がありません。
脱Excelをするにも、Excelを使い続けるにも、今Excelを利用しているならば標準化や共通化、効率化は必要になってくると考えられます。
現状分析を行い、今後の方針を立てる（AsIs）ためにも時間を要します。
しかし、その間にも管理本部と現場部門の連携ができていないことによる業務のロスが生まれているかもしれません。
「サクッと収集」は無料で利用開始できます。
Excelの転記・集計作業にわずらわしさを感じておられる場合は、一度お試しいただければと思います。
