みなさんこんにちは、「ITユニプラ」編集部です。
今回は、Excel業務を効率化する便利な関数3選をご紹介します。
総務業務ならではの障壁と取り巻く環境についても触れております。そのうえで業務で使用されることの多いExcelに焦点を当てて、便利な関数を厳選して紹介させていただきます。
是非、ご一読ください。
目次
1.これが大変！総務業務効率化における障壁
業務効率化やIT化など、DXへの取り組みが色々な業務で話題に上がる中、管理部門の一つの経理部門では、請求書発行のクラウドサービスで、業務の効率化だけでなくペーパーレスを実現している企業が増えています。
人事部門ではタレントマネジメントサービスを活用し、社員の経歴やスキルを管理するだけでなく、企業の中で適材適所に人材を配置するようなサービスで社内のDX化を進めています。
そんな中、総務部門のDX化に関しては、一時期は定例業務をRPAで自動化し、省力化する動きなども見られましたが、実は最も進めるのが難しい部門であるというのは、皆様もお気づきではないでしょうか。
何故、総務部門の業務が効率化が進まないのか、弊社お客様の意見をまとめたところ、以下のような課題が浮き彫りになりました。
定型化できる業務が少ない。
アンケート収集や、社員の体調管理、メンタルヘルスケアの管理など、
記入項目が変わることが多々あり、定型化できない。
場合によっては、個人情報を取り扱うため、社員で情報共有ができるサービス(GoogleのSpreadSheetなど)を利用して効率化することが難しく、どうしても個人ごとに情報を集めなければなりません。
総務のメンバーは入れ替わりが激しい。
実際の業務を行うメンバーに派遣、契約社員が多く、1-2年で変わることが多々あります。
やっと慣れてきたと思っても、新しい人に変わり、また1から仕事の引き継ぎを行う事が多いです。
そのため、効率化をしようとプロジェクトを立てたとしてもすぐにメンバーが変わってしまい、結局個人に依存した運用が続いてしまう流れが止められないという課題があります。
DXを進めたとしても評価されにくい。
例えば、製造部門ではIoTを活用して販売製品の在庫予測等のDXを進めたことで評価をされる、営業部門では顧客の情報を社員の中で共有化し、提案の横展開を行うことでプロスペクトを増やすなど、DXを行うことでの評価軸が明確に定義できます。
ですが、総務部門の場合はあくまで残業時間の削減に関するコストでしか見られないという企業が多くみられます。つまり、新しい、高額な仕組みを入れるためには、費用対効果を見せることが難しく、評価にまで持って行くことが難しいと言われています。
上記のように様々な課題がある中でも、経営層からは、どこかに焦点を置いて、効率化を進めなければならないと指令が出ている企業が多くなっています。
このような状況の中、「総務業務」に対して、だれでも手軽に使え、さまざまなことができる「Excel業務」に着目して、総務部門で特に使えるExcel小技集をご紹介します。
2.まずは手元Excel業務の効率化！
人事総務の業務としては、Excelで数値を合計するSUM関数や、平均するAVERAGE関数など、集計に行うような関数は頻繁に活用されているでしょう。
たとえば、集計を行う以外の関数も活用していませんか？
Excel関数は覚えれば覚えるだけ効率化につなげられますが、
実際に利用できる関数は、約10個ほど覚えておけばいいと言われています。
3.総務業務で使える！Excel業務効率化3選
①複数の結果を条件で判断する「IFS関数」
「IFS関数」は、1 つ以上の条件が満たされているかどうかをチェックして、最初の TRUE 条件に対応する値を返します。
複数の条件に対して結果を返すことができるところがポイントです。
総務人事業務での例題として、半期に行われる個人業務評価を考えてみます。
管理表の結果に合わせ次半期のランクを自動で判断していきます。
簡易的な例として、管理表のランクが
「B+」以上であれば「A」
「B」であればそのまま「B」
「Bー」であれば「C」
という条件に基づいて、評価の列にランクを表示します。
以下のような関数を入れることで上記結果を表示できます。
=IFS(D4="B+","A",D4="B","B",D4="B-","C") ○○年上期個人業務評価（Bランク）
例のような人事評価だけでなく、給与計算や交通費計算など、
細かいところでも活躍できる関数です。
②データを検索して表示する「VLOOKUP関数」
コードや番号をもとに参照用の表から該当するデータを表示するには、「VLOOKUP関数」を使うと便利です。
例題として、部門別の健康診断の日程調整について考えてみます。
特定の部門に所属している場合、自動的に日付を入れていきます。
事前に所属部門/診断日コードのマスタを用意します。
今回は、総務部、人事部、営業部、経理部の所属を入れると
自動的に診断日に日付が入るという流れとなります。
=VLOOKUP(C20,$F$20:$G$23,2,FALSE)健康診断日程表
診断日を表示する場合は、《検索方法》を「FALSE」にします。
10以上20未満といった近似値で該当データを表示する場合は、「TRUE」にします。
社員数が多くなればなるほど、目検での入力が手間になります。
今回の健康診断だけでなく、様々な業務で活用ができます。
③入力データが正しいか判断する「EXACT関数」
2つのセルに入力されているデータが一致しているか否かは【EXACT関数】で簡単に見つけることができます。
セルが一致していれば「TRUE」、不一致なら「FALSE」と表示されます。比較できるデータは数値だけでなく文字も対象です。
例題として、給与支給額と、給与合計額が正しいかどうかチェックしてみます。
給与支給額と給与合計額のセルを比較していきます。
値が一致したとき「TRUE」、一致しなかったとき「FALSE」の値が入ります。
=EXACT(E37,E44)給与確認票
目検でのチェックだと、抜けが出てしまうことも懸念されますが、関数を利用してチェックの仕組みを作っておくと業務効率化につながります。
4.最後に
いかがでしたでしょうか。
今回ご紹介させていただいたExcelのテクニックは、一度覚えてしまうと繰り返し利用できます。データは変わりますが、この繰り返しを行うことで効率化が図れます。
データをこのように出来ればいいのになと思うことは、意外とエクセルで解決できるかもしれません。今回紹介した関数は、業務でよく使っているものでしたがその他にもいろいろあります。
ただ難点を一つだけ。
Excelは手元にデータがないと今回のような関数を活用することができません。しかし生成されるデータは、別部門で作成されることが多いのも事実。
そんな時はExcelの提供依頼をしたり、集まったエクセルの集計作業などが発生しています。
集計作業が終わったときには疲れ果てております。
そうなんです。関数を活用すれば効率化できるのに、そこまでが長い道のり。
弊社の以下サービスを使えば、この課題を解決できます。
「サクっと収集」
普段業務で使っているExcelのひな形をそのまま使えるのです。
ひな形のExcelを「サクッと収集」から入力してほしい人たちに自動送信。
Excelを受け取った人は必要な情報を入力し「サクッと収集」にExcelをアップロード。ただそれだけであとは「サクッと収集」がデータをひな形に合わせて収集します。
関数を活用するためにもエクセル業務でお困りの際はお問合せください。
