請求書催促の完全ガイド：適切なタイミング、手順、文例、法的注意点

取引先からの入金が遅れると、「催促しにくい」「関係性が悪化しないか不安」といった悩みを抱える事業主の方は少なくありません。しかし、請求書の未払いを放置することは、自社の経営基盤を揺るがす重大な問題に発展しかねません。

この記事では、請求書の催促が必要となる理由から、失礼にあたらない適切なタイミング、具体的な催促の手順、メールや電話の文例、さらに法的な注意点までを網羅的に解説します。キャッシュフローを守り、健全な取引を継続するための知識を身につけましょう。

請求書の催促が必要な理由と適切なタイミング

請求書の催促は、自社の経営を守るために不可欠な業務です。なぜ必要なのか、いつ始めるべきかを解説します。

未入金がキャッシュフローに与える影響

売上が計上されても、実際に入金がなければ資金は増えません。

未入金が続くと、仕入れ費用や従業員の給与、経費の支払いが滞り、最悪の場合、黒字倒産に至るリスクもあります。

健全なキャッシュフローの維持は、事業継続の生命線です。

相手先の支払い忘れ・経理ミスの可能性

入金が遅れる理由は、必ずしも悪意があるとは限りません。

「請求書が届いていない」「経理担当者が見落としていた」「振込処理を忘れていた」など、単純なミスや失念であるケースも非常に多いです。

催促は、こうした相手方のミスに気づかせる機会にもなります。

催促を開始すべき「支払期日後」の目安

催促のタイミングは非常に重要です。

まずは支払期日の翌営業日〜3営業日以内に、入金が確認できていない旨をソフトに連絡するのが一般的です。

「行き違いでしたら申し訳ありません」といった形で、あくまで「確認」として連絡することで、相手に心理的負担をかけずに済みます。

請求書を催促する手順（ステップ別）

感情的にならず、段階を踏んで冷静に対応することが求められます。催促の基本的なステップを見ていきましょう。

ステップ1：自社の入金状況と請求書控えの再確認

催促の前に、まず自社の確認を徹底します。

相手のミスと決めつける前に、自社の不備を疑うことがビジネスマナーです。

• 入金履歴（別名義での入金、同姓同名、金額間違いがないか）
• 請求書控え（請求日、支払期日、金額、送付先住所・担当者に誤りがないか）
• 請求書の送付履歴（メール送信履歴、郵送記録）

ステップ2：メールや電話でのソフトな確認

自社に不備がないことを確認したら、担当者レベルで連絡を取ります。

最初はメールでの確認が主流です。記録が残るため、後々のトラブル防止にも役立ちます。

メールに反応がない場合や、期日から1週間以上経過した場合は、電話で直接確認することも有効です。

ステップ3：催促状（書面）の送付

メールや電話で連絡しても入金がない、または連絡が取れない場合、次の段階に進みます。

「催促状」または「督促状」といった表題の書面を、普通郵便または簡易書留で送付します。

これにより、会社として正式に対応しているという意思を伝えます。

ステップ4：法的措置の検討開始

催促状を送付してもなお反応がない場合、最終手段として法的措置を検討します。

内容証明郵便の送付、支払督促、少額訴訟など、具体的な手続きに入る前に、まずは弁護士などの専門家に相談することを推奨します。

催促の方法別文例（メール・電話）

催促は、伝え方一つで相手の受け取り方が大きく変わります。関係性を壊さないための具体的な文例を紹介します。

【メール】初回（支払期日直後）の確認文例

件名：【ご確認】お振込みの確認につきまして（株式会社〇〇）

本文：

株式会社△△ 経理ご担当者様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の（自分の名前）です。

〇月〇日付でご請求いたしました「（請求書No. xxx）〇〇の件」につきまして、
本日（〇月〇日）時点でご入金の確認が取れておりません。

請求書：No. xxx
金額：xxx,xxx円
支払期日：〇月〇日

本メールと行き違いでお手続きいただいておりましたら、何卒ご容赦ください。

恐れ入りますが、現在の状況（またはご入金予定日）を
ご教示いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

【メール】2回目以降（催促）の文例

件名：【再送・ご確認】〇月分ご請求のお振込みにつきまして（株式会社〇〇）

本文：

株式会社△△ 経理ご担当者様

お世話になっております。
株式会社〇〇の（自分の名前）です。

先般（〇月〇日）にご連絡いたしました「（請求書No. xxx）〇〇の件」につきまして、
再度ご確認させていただきたくご連絡いたしました。

支払期日（〇月〇日）を過ぎておりますが、
その後の状況はいかがでしょうか。

（※前回連絡への返信がない場合）
行き違いや何らかのトラブルも考えられますので、
大変恐縮ですが、本メールにご返信いただけますと幸いです。

請求書を再送付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

【電話】高圧的にならない話し方と確認事項

電話では、感情的にならず、事務的に事実を確認する姿勢が重要です。

「恐れ入りますが」「失礼ですが」といったクッション言葉を使い、高圧的な印象を与えないよう注意します。

確認すべき事項は以下の通りです。

• 請求書が届いているか
• 支払い処理の状況（手続き中か、漏れているか）
• （支払いが漏れていた場合）いつまでに入金可能か

請求書を催促する際の法的注意点とビジネスマナー

催促行為もビジネスの一環です。法律とマナーを遵守し、トラブルを未然に防ぎましょう。

相手との関係性を維持するための言葉選び

催促の目的は、未収金を回収することであり、相手との関係を断絶することではありません。

「支払いを忘れている」と決めつける表現は避け、「ご確認ですが」「行き違いでしたら」といった謙虚な姿勢を見せることが大切です。

特に継続的な取引先に対しては、細心の注意を払う必要があります。

深夜早朝の連絡など違法となる取り立て行為

債権の回収であっても、度を超した行為は違法となる可能性があります。

貸金業法で規制されているような、社会通念上不適切とされる時間帯（例：午後9時～午前8時）の電話や訪問は避けましょう。

また、大声を出したり、脅迫的な言動をとったりすることは厳禁です。

遅延損害金の請求可能性と時効の確認

契約書や利用規約に遅延損害金に関する定めがあれば、請求することが可能です。定めがない場合でも、法定利率（商事債権の場合は年6%、2020年4月以降は年3%の変動制）に基づき請求できます。

ただし、実際に請求するかは相手との関係性によります。

また、債権には時効（原則5年）があるため、長期間放置しないよう注意が必要です。

催促しても入金がない場合の次のステップ

通常の催促で効果がない場合、より強制力のある法的手段を検討します。

内容証明郵便による催告書の送付

内容証明郵便は、「いつ、どのような内容の文書を、誰が誰に送ったか」を郵便局が証明するサービスです。

法的な強制力はありませんが、「支払わなければ法的措置も辞さない」という強い意思を相手に伝え、心理的圧力を与える効果があります。

また、時効の完成を6か月間猶予させる「催告」としての効力も持ちます。

支払督促（簡易裁判所の手続き）

支払督促は、簡易裁判所を通じて行われる法的手続きです。

申立てが受理されると、裁判所から相手方に支払督促が送付されます。相手方が2週間以内に異議申し立てをしなければ、仮執行宣言を得て強制執行（差押えなど）が可能になります。

書類審査のみで完結するため、通常の訴訟よりも迅速かつ低コストです。

弁護士への相談と法的措置（少額訴訟など）

相手が支払督促に異議を申し立てた場合や、状況が複雑な場合は、弁護士への相談が不可欠です。

弁護士から相手に連絡（弁護士照会）してもらうだけで、態度が軟化し支払いにつながるケースもあります。

最終手段としては、60万円以下の金銭請求に使われる「少額訴訟」など、本格的な訴訟手続きに進みます。

まとめ

請求書の催促は、自社のキャッシュフローを守るための重要な業務です。最後にポイントを振り返ります。

請求書催促の重要ポイントの再確認

本記事で解説した重要なポイントは以下の通りです。

• 未入金はキャッシュフローを悪化させ、経営リスクとなる。
• 催促は、まず自社の確認から始める。
• 初期段階（期日後すぐ）は「確認」としてソフトに連絡する。
• メール、電話、催促状、法的措置と段階的に対応を強化する。
• 催促時もビジネスマナーと言葉選びを遵守し、違法な取り立ては行わない。
• 最終的には弁護士や裁判所の手続きも視野に入れる。

早期対応と毅然とした態度の重要性

請求書の未入金問題において最も重要なのは、「早期対応」と「毅然とした態度」です。

支払期日を過ぎたらすぐにアクションを起こし、相手に「支払いを後回しにしても大丈夫」という印象を与えないことが肝心です。

本記事で紹介した手順と文例を参考に、大切な売掛金を確実に回収し、健全な事業運営を目指しましょう。