今回は、前回の管理部門のDX(デジタルトランスフォーメーション)で取り組めることをピックアップしてみました。
企業ではどこにでもあるであろう管理部門にフォーカスしました。今から始められる、これからのビジネスや今までの業務で取り組める内容をご紹介します。
みなさんこんにちは、「ITユニプラ」編集部です。今回は、前回紹介させていただいた管理部門DXの２回目。具体的な取り組みについて記事にしました。
すぐに始めるのは難しいかも、という方にも考え方だけでも持ち帰っていただければといった内容になっております。
管理部門とは？
管理部門とは、オフィス内での仕事を担う部門です。
一般的に総務・人事・経理などの役割がそれにあたります。
巷ではバックオフィスなんて呼ばれ方もしています。
近年、この管理部門の業務も、顧客の管理や集まった情報を有効活用する観点から重要性が高まっています。
また、そのニーズに応えるように管理部門向けの製品やサービス、システム化も増え、今後はそこに蓄積されたデータを活用していくことが企業の更なる発展を後押しするのだと思います。
これをITユニプラ編集部では管理部門DXと名付けます。
様々な部門からくる書類や手続きをエクセルに転記・集計したりといった人手の作業を、入力から集計までをシステムで自動化（IT化）をすることもDXにあたります。
今回は、そんな管理部門DXでこれからを見据えた取り組みや、今までの既存業務の変革、永久のテーマとも呼べる人とのコミュニケーションの浸透に着眼したDX戦略3選をご紹介します。
- DXの考え方を浸透させる人財育成
- 管理部門主導のペーパーレス化
- コミュニケーションとビジネスを融合した新しい情報基盤の構築
では以下よりご説明させていただきます。
①DXの考え方を浸透させる人財育成
先にも記述した通り、これからますますIT化は進みます。その時、今まで行っていた仕事がITに置き換わるかもしれませんし、根本的に仕事の形が変わるかもしれません。
そんな時、事業部門や経営者と並行して管理部門でも取り組んでいかなければ、企業内での連携に障壁が生まれます。
すぐに取り組みが難しくてもいずれやってくる変革の時に備え、社内でのDXの考え方、業務で散財している情報の整理を進めるべきです。
教育の基盤を管理本部として構築することは、社外向けのブランディングにもなり、また社内には新しい風を取り込み社員のモチベーションアップの一つにもなります。
実際に社内教育プログラムとして、取り入れる企業も増えてきており、教育コンテンツとして提供を始めた企業も出てきております。
検索エンジンで「DX 人材育成 サービス」というキーワードで検索すると、さまざまなサービスが出てきます。DX取り組みの初期段階であれば、自社にフィットするサービスを利用することで、取り組みを加速することができます。
またそもそものDXの考え方を身につけるのに以下のようなサービスもあります。
情報整理のための考え方を身につけるのにオススメです。
②管理部門主導のペーパーレス化
次にご紹介するのは既存業務を変えるDX。
コロナ禍の影響で対面での仕事をすることに制約が生まれ、今までのように紙媒体での手続きが難しくなったのではないかと思います。
そこで出てくるDXの取り組みとしてペーパーレス化があります。
特に経理部門では、今までのように領収書などの書類を社員から集めることが難しい企業も増えているのではないかと思います。
郵送で集める、メールで写真を添付したりと方法はありますが、コストがかかったり、証跡が追えず管理も煩雑になっていると言う声もよく聞きます。
上記のような課題は対応のスピードが求められる場合がほとんどなので、Webで利用できるサービスに業務を移行したり、印刷しなければいけない業務の場合は、印刷代行サービスなどに置き換えてしまう方法が増えています。
また、先を見据えた取り組みとして、今までの紙を使用して処理をする業務フロー自体を見直すというケースも出てきております。根本的なところから見直すことで、次世代のビジネスに最適化したペーパーレスが実現できます。
上記で解決策として挙げた「課題となった帳票」と「よく聞く、請求発行アウトソーシングサービス」を、以下に掲載します。
ご参考になればと思います。
ペーパーレス化で対象となった帳票
[経理部門] 経費精算用の領収書、請求書、月次/決算報告書
[人事/総務部門] 社内手続き申請書類、年末調整、給与明細、源泉徴収書
よく聞く、請求書発行アウトソーシングサービス
③コミュニケーションとビジネスを融合した新しい情報基盤の構築
最後は永遠の課題とも言えるべきコミュニケーションと情報の共有に着眼したDX戦略です。
リモートワークが急激に普及している中で、コミュニケーションや情報共有は以前から課題としてはありました。
工場や他拠点で事業を展開する企業、大きな組織を持つ企業では必ずしも出てくる課題かと思います。
昨今の状況下で生まれたサービスや、技術やインフラの整備により出てきたサービスを活用することで、これからコミュニケーションと情報共有を同じ基盤上で実現していくことがビジネスでは非常に重要となります。
よく聞くコミュニケーションツール
・Web会議・・・Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、Cisco WebEX
・チャット・・・LINEWorks、Microsoft Teams、Chatwork
編集部のオフィス内での取り組みについてもご紹介させていただきます。
ツールを使わなければいけないとなった時にまず初めに使い出したのが、利用していたサービスに付属していたチャットツールです。
チャットでは、「個人」、「グループ」、「情報共有」と大きく三つのカテゴリに分け、活用するようになりました。
メールだけでは測れない社員のモチベーションや精神面も、気軽に話せるチャットで少し改善されたように感じました。
ただやはりオフィス内で声をかけるのと同じようにはいかず、テキストベースでのやりとりだとコミュニケーションが一方向になってしまい、認識違いやタイムラグも起きやすく課題は残りました。
そこでオフィスで仕事をするように不特定多数との双方向でのコミュニケーションができるツールを検討しました。
そこで見つけたのが「バーチャルオフィス」というジャンルのツールです。
弊社では「oVice（オヴィス）」というツールを活用しています。
このツール面白いです！参加者がWebブラウザにこの「oVice」の画面を立ち上げてマイクとスピーカーを有効にして使うんですが、画面を立ち上げると参加者のアバターが表示されます。
「oVice」上ではオフィスにいる時のように近くの人に話しかけたり、会議をしたり。アバター同士の距離が離れるほど聞こえる声は小さくなりますが、社員間で何をしているかをおおよそ把握できます。
Web会議の機能もあるので、少人数で集中して話がしたい時は、「oVice」上で声かけしてそのままWeb会議を行うこともしばしば。また、集中スペースに入ると、他の社員の声が聞こえなくなる機能もあります。
このようなバーチャルオフィスを用いると、オフィスで働いていた時と近い状態でリモートワークができます。
今回のメディアでは「管理部門が今から取り組めるデジタルトランスフォーメーション3選」ということで、ご紹介させていただきました。
